16 Febbraio 2024 L’incremento degli acquisti online, la ripresa economica, la crescita dei movimenti al dettaglio e nuove combinazioni di consumo (online e offline) segnano il periodo post-pandemia per aziende di diverse dimensioni e nicchie di mercato. Nonostante la democratizzazione e le nuove opportunità, alcuni marchi hanno difficoltà a tenere il passo logisticamente con tutte le richieste che arrivano. I cambiamenti nel mercato e nelle preferenze dei consumatori hanno portato una serie di sfide ai responsabili della logistica. Tra questi possiamo citare la capacità di gestire processi complessi, come il volume crescente di ordini e richieste provenienti da diversi canali, l’integrazione tra tutti questi canali, il controllo e la visibilità degli inventari, la gestione dei dipendenti e delle operazioni e la pressione per agilità, flessibilità e qualità del servizio. Fortunatamente, il progresso della tecnologia ha consentito lo sviluppo di soluzioni sempre più intelligenti ed efficienti. Quando si parla delle complessità del nuovo retail e delle sue implicazioni per la logistica, il sistema OMS (Order Management System) si presenta come un grande alleato. Il software è in grado di integrare tutti i processi relativi agli ordini, dall’acquisto alla consegna del prodotto finale al cliente. In questo articolo trattiamo i fondamenti della gestione degli ordini, le sue maggiori sfide e i principali vantaggi che un sistema OMS può apportare allo sviluppo e alla crescita della tua azienda. Dai un’occhiata qui sotto: Sfide di gestione degli ordini Il modo in cui vengono gestiti gli ordini in un’azienda è direttamente collegato all’efficienza e alla qualità di un servizio. Se mal pianificato, può diventare uno dei maggiori colli di bottiglia per la crescita del business, compromettendo l’intera strategia logistica e anche la reputazione del marchio. Ecco perché questo ambito merita un’attenzione particolare, a partire dall’identificazione delle sue principali sfide, tra le quali segnaliamo: Aumento del volume degli ordini: la domanda e il numero di ordini possono variare notevolmente nei diversi periodi dell’anno, pertanto possono verificarsi picchi di vendite inaspettati, soprattutto se queste vendite avvengono su più canali. In questo caso, è essenziale comprendere lo storico degli ordini dell’azienda ed essere preparati ad affrontare tali fluttuazioni, garantendo che tutti gli ordini vengano evasi entro la scadenza stabilita. Gestione dell’inventario: capire come e gestire in modo efficiente l’inventario è una delle maggiori sfide logistiche per le aziende, soprattutto quando l’inventario comprende un’elevata varietà di prodotti. È necessario che lo stock sia sempre aggiornato e che ci siano abbastanza prodotti disponibili per soddisfare la domanda. Elaborazione degli ordini: è comune trovare aziende che elaborano ancora gli ordini manualmente, il che può comportare un processo lungo e soggetto a errori. Una delle sfide incontrate è garantire che gli ordini vengano elaborati in modo accurato e rapido per soddisfare le aspettative dei clienti e rispettare i tempi di consegna desiderati. Tracciamento degli ordini: i clienti si aspettano di poter tracciare i propri ordini in tempo reale, dal ritiro alla consegna finale. Pertanto, offrire un sistema di tracciamento accurato e affidabile promuove un buon rapporto e la fiducia nel marchio. Gestione dei resi: questo processo può essere piuttosto complesso e dispendioso in termini di tempo, quindi è importante disporre di un sistema efficiente per gestire i cambi e i resi per garantire che i clienti vengano rimborsati o scambiati i loro prodotti in modo rapido ed efficiente. 8 problemi che il software OMS risolve nella gestione degli ordini Abbiamo visto in precedenza che la gestione degli ordini comporta una serie di sfide logistiche che interferiscono direttamente con l’efficienza e la reputazione del marchio, ma con un buon sistema OMS molte di queste sfide possono essere superate. È importante evidenziare che il software OMS è stato progettato proprio per occuparsi della gestione degli ordini, coprendo tutte le variabili che rendevano la logistica più complessa. In pratica, ciò significa che non importa se la tua azienda vende nel canale A, B, C o D o se ha N unità di azioni. Inoltre, non importa se il cliente passa attraverso questi canali. La base del funzionamento dell’OMS è la completa integrazione tra tutti i collegamenti. In altre parole, il sistema consente di effettuare la gestione in un unico luogo, centralizzando i dati e aumentando visibilità e controllo. Di seguito presentiamo alcuni problemi che il software risolve e come lo fa: 1- Mancanza di controllo delle scorte Il magazzino è senza dubbio la spina dorsale di un’azienda e merita un’attenzione esclusiva per la sua gestione. Tuttavia, la mancanza di monitoraggio e organizzazione delle scorte è ancora una realtà per alcune aziende, interferendo direttamente con la disponibilità dei prodotti per soddisfare le richieste dei clienti, causando perdite o danni agli articoli in magazzino, oltre a ritardare le consegne e aumentare l’insoddisfazione dei consumatori. Con il software OMS è possibile ottenere visibilità a 360° su tutte le scorte, integrandosi con i canali di vendita e scambiando informazioni su ordini effettuati, entrate e uscite. L’obiettivo principale è condividere dati in tempo reale sulla disponibilità di un prodotto e queste informazioni vengono trasmesse a tutti i canali. Se la tua azienda vende su un mercato, ad esempio, i dati sulle scorte verranno aggiornati automaticamente. In questo modo si evita uno dei problemi principali, come la vendita di prodotti non disponibili a magazzino. 2- Difficoltà a tracciare gli ordini I clienti apprezzano la trasparenza e la capacità di monitorare i propri acquisti dal pagamento alla consegna finale. Le aziende che soddisfano questo requisito forniscono maggiore fiducia nel rapporto con i consumatori e ne garantiscono la fedeltà. Tuttavia, per alcuni di loro, la condivisione delle informazioni in tempo reale rappresenta ancora una sfida. Il monitoraggio di ogni fase del processo di consegna, dal momento in cui viene effettuato l’ordine fino all’arrivo del prodotto nelle mani dell’acquirente, è uno dei principali vantaggi del sistema OMS. Il software non solo si integra con diversi canali di vendita, ma si collega anche con i trasportatori, consentendo alle aziende di monitorare completamente l’elaborazione degli ordini, fino all’ultimo miglio, e condividere queste informazioni con i clienti. Vale la pena aggiungere che questo è un vantaggio non solo per gli acquirenti, ma anche per i venditori, che ora hanno il pieno controllo sul servizio, potendo prendere decisioni agili e assertive per mantenere un elevato standard di servizio. 3- Informazioni frazionarie La mancanza di comunicazione integrata è uno dei principali problemi per le aziende che hanno canali di vendita diversi. Immagina la seguente situazione: un’azienda di scarpe ha un negozio online e un negozio fisico, tuttavia entrambi gli stock non sono integrati. Ad un certo momento, sul sito web c’è una forte richiesta di una scarpa da ginnastica, ma questo prodotto non è disponibile nello stock che serve le vendite online. Nel negozio fisico c’è una quantità sufficiente di articoli. Tuttavia, poiché i canali non sono collegati, la merce rimarrà nell’inventario del negozio e non sarà più venduta online per mancanza di integrazione. Con il software OMS questa situazione ed altre simili non si verificano più, perché il software integra, raccoglie, archivia e condivide i dati di tutti i punti di contatto, ovvero i dipendenti dei negozi fisici o digitali possono accedere facilmente ad altri canali di vendita, per poter servire in modo efficiente un cliente. Chiamiamo questa visibilità a 360°, in cui qualsiasi dipendente può accedere ai dati attraverso tutti i canali. 4- Difficoltà nell’elaborazione degli ordini attraverso diversi canali di vendita La tendenza omnichannel è già una realtà per molte aziende che cercano di integrare i propri spazi fisici e digitali in un unico luogo. È necessario però considerare l’utilizzo di tecnologie per una maggiore efficienza logistica, garantendo un’esperienza positiva per i clienti. Una delle caratteristiche principali del software OMS è l’acquisizione e l’elaborazione degli ordini su più canali, compresi quelli avviati in un canale e completati in un altro. In altre parole, se un cliente desidera acquistare un determinato prodotto in un negozio fisico e ricevere il prodotto a casa, il sistema è in grado di elaborare gli ordini effettuati nel negozio e inviare l’ordine di processo al magazzino più vicino al cliente, completando il processo. ordine con consegna. 5- Errori negli ordini online e nel ritiro in negozio Come visto al punto 4, sono emerse nuove opzioni di consumo in base alla domanda dei clienti, tra cui la più comune è la possibilità di effettuare un acquisto online e ritirarlo in un negozio fisico. Anche se può sembrare semplice, perché funzioni è essenziale che ci siano aggiornamenti in tempo reale sui livelli delle scorte, garantendo la disponibilità dei prodotti nel negozio, nonché una comunicazione accurata del flusso degli ordini dal sistema di commercio digitale ai partner di vendita al dettaglio, assicurando che l’ordine sia pronto quando il cliente arriva a ritirarlo. Il sistema OMS rende possibile questa funzione, poiché elabora gli ordini effettuati in altri canali, garantendo la disponibilità del prodotto nel luogo di ritiro scelto dal cliente e fornendo le informazioni necessarie affinché gli addetti del negozio possano preparare l’ordine per il ritiro. 6- Ritardi nelle consegne Non è una novità che i consumatori siano sempre più preoccupati per i tempi di consegna dei propri prodotti e questo spinge le aziende a investire in sistemi che aumentino l’agilità dei processi, al fine di soddisfare le aspettative del mercato. In questo scenario, i ritardi nelle consegne possono avere un impatto significativo sulla reputazione di un’azienda. Oltre alla velocità di consegna, alcune aziende offrono la possibilità di programmare e personalizzare le consegne. Questo processo viene generalmente gestito dopo l’effettuazione dell’ordine e spesso può richiedere processi manuali soggetti a errori, con conseguente esperienza del cliente insoddisfacente. Con il software OMS le aziende possono monitorare l’intero processo di consegna in tempo reale, consentendo di intervenire immediatamente per correggere eventuali problemi che potrebbero verificarsi e garantire che le consegne vengano effettuate entro la scadenza stabilita. 7- Errori umani Errori di comunicazione, processi manuali ed errori umani possono eventualmente verificarsi nei processi logistici e di gestione degli ordini di un’azienda. Ciò accade per molte ragioni, che si tratti di sovraccarico di lavoro, stanchezza, elevato volume di informazioni, appunti su fogli di calcolo, quaderni e manoscritti che possono andare persi, tra gli altri casi. La verità è che gli errori manuali si verificano per una serie di ragioni e qualsiasi deviazione dalle informazioni può influire sulla produttività e sull’efficienza del lavoro. Con il sistema OMS, i dipendenti non devono inserire manualmente i dati relativi agli ordini e alle scorte, oltre ad altre informazioni che aumentano il rischio di errori. Integrando il software con sistemi come ERP e WMS, nonché con piattaforme di vendita, tutti questi processi diventano automatizzati, riducendo il rischio di errori umani e aumentando la precisione dei dati. Ciò può portare a un servizio più affidabile e di alta qualità, aumentando la soddisfazione del cliente. 8- Fallimenti nella logistica inversa Padroneggiare la gestione della logistica inversa è una competenza importante per la gestione degli ordini. Sviluppare processi di cambio e restituzione semplici, trasparenti e agili è essenziale per l’esperienza del cliente e per garantire il risparmio delle risorse. In un ambiente di canali integrati, ovvero nell’universo omnicanale , la gestione della logistica inversa diventa ancora più complessa e necessaria, poiché in questo modello esistono anche diverse opzioni di reso per più ubicazioni di stock. Ma questo diventa molto più semplice con l’utilizzo del sistema OMS. La soluzione è in grado di tracciare in modo efficiente gli articoli durante l’intero processo di restituzione e di automatizzare la restituzione degli articoli all’inventario. La visibilità della cronologia completa delle transazioni e gli strumenti analitici sono una delle funzioni principali di OMS, oltre a fornire dati sul tasso di reso per cliente e prodotto. Ciò consente di prendere decisioni più informate in relazione ai processi intralogistici, alla qualità del servizio fornito e ad altre questioni relative ai clienti. Come scegliere il software OMS più adatto alla tua azienda? Finora hai capito come il sistema OMS può funzionare per risolvere i problemi nell’elaborazione degli ordini e come questi vantaggi possono aumentare la produttività e la redditività della tua azienda. Ma potrebbe sorgere una domanda: “ Come scegliere un sistema OMS adatto al proprio business?” Scegliere il software OMS che soddisfi le aspettative del mercato e le specifiche attuali della tua attività può essere un compito impegnativo, poiché sul mercato sono disponibili molte opzioni. Tuttavia, è necessario avere molta discrezione per fare la scelta giusta. Nella valutazione dei fornitori è importante considerare alcune caratteristiche quali: Integrazione: assicurati che il sistema OMS possa integrarsi con i sistemi esistenti nel tuo flusso di lavoro. Scalabilità: scegli una soluzione che permetta al tuo business di crescere, ovvero verifica la scalabilità e la flessibilità del software, e assicurati che lo strumento ti permetta di espandere o ridurre la capacità di gestione degli ordini quando necessario. Facilità d’uso : cerca una soluzione pratica e intuitiva da usare. Pensa ai tuoi dipendenti, dopotutto svolgono compiti quotidianamente e hanno bisogno di velocità ed efficienza. Scegli un’interfaccia facile da navigare, consentendo ai tuoi dipendenti di essere formati rapidamente. Capacità di personalizzazione: verifica se esiste la possibilità di personalizzare il sistema OMS per soddisfare le esigenze specifiche della tua azienda. Disponibilità di supporto tecnico: avere un’azienda partner che risponda tecnicamente quando necessario è fondamentale nella scelta di una soluzione OMS. Assicurati che l’azienda fornitrice offra supporto tecnico in tempi rapidi, prevedendo diversi mezzi di contatto, come chat, e-mail e telefono. Prezzo: valuta il rapporto tra i costi e i benefici che il software OMS può offrire alla tua azienda. Fai un confronto tra le opzioni disponibili e scegli la soluzione che meglio si adatta alle tue esigenze, garantendo che il costo sia giustificato dai vantaggi che otterrai. Ricorda sempre che la scelta del software OMS è una decisione importante che influenzerà direttamente la logistica del tuo business, quindi prenditi il tempo necessario per valutare attentamente le opzioni disponibili e scegliere la soluzione che meglio si adatta alle tue esigenze e obiettivi aziendali. Conclusioni La gestione degli ordini è una delle attività più critiche per le aziende, poiché influisce direttamente sulla qualità del servizio e sulla soddisfazione del cliente. Con l’avvento delle nuove tecnologie e la crescente complessità del mercato, è diventato essenziale adottare soluzioni intelligenti e integrate per garantire un processo fluido e efficiente. Il sistema OMS si presenta come una risposta a molte delle sfide affrontate nella gestione degli ordini, offrendo una soluzione completa e integrata che copre l’intero processo, dalla ricezione dell’ordine alla consegna finale al cliente. Con funzionalità avanzate come il tracciamento degli ordini in tempo reale, l’integrazione con diversi canali di vendita e la gestione automatizzata degli inventari, il software OMS può aiutare le aziende a ottimizzare le loro operazioni, migliorare la qualità del servizio e aumentare la soddisfazione del cliente. Se stai cercando di migliorare la gestione degli ordini nella tua azienda, considera l’implementazione di un sistema OMS e sfrutta i suoi numerosi vantaggi per crescere il tuo business e restare competitivo nel mercato odierno. Sistema OMS: quali problemi risolve il software? Deagor WMS per ecommerce può aiutarti!