10 Ottobre 2021 Scopri gli errori più comuni nel processo di picking e preziosi consigli per sfruttare al meglio le tue risorse di magazzino, garantendo velocità e precisione nella preparazione degli ordini La preparazione degli ordini, detta anche picking , è uno dei passaggi più importanti in un’operazione di logistica, in quanto si occupa direttamente del servizio clienti, oltre a rappresentare oltre il 60% del costo totale di un magazzino. Attraverso il processo di picking , gli articoli dell’ordine vengono smistati, controllati, imballati e spediti. L’eventuale insuccesso in questa attività può rappresentare non solo un ritardo nella consegna, ma anche l’invio di articoli errati, che mette in discussione la fiducia del cliente. Quindi non è esagerato dire che i problemi di prelievo costano tempo e denaro. Se stai cercando di implementare un buon processo di picking nel tuo magazzino, devi prima conoscere (e riconoscere nella tua attività) i difetti più comuni. Allora, è il momento di trovare le soluzioni più adatte al tuo caso. In questo testo presenteremo i principali problemi, i loro impatti sul funzionamento e come un sistema WMS può aiutare a risolverli in modo semplice e pratico. Incontrali qui sotto: Problema 1: il dipendente non riesce a trovare il prodotto nel magazzino Se un articolo si trova al di fuori della sua ubicazione di prelievo nel magazzino, significa che l’operatore che effettua il picking della merce dovrà impiegare più tempo a cercarlo. Tale problema provoca ritardi nell’evasione di quell’ordine e degli ordini successivi, causando grandi inefficienze nell’operazione, con perdite di tempo e ridotta produttività. Come risolverlo: quando si distribuisce un sistema WMS nel proprio magazzino, ogni articolo che arriva viene controllato e indirizzato a una locazione. Con il WMS, l’operatore è tenuto a controllare e posizionare il prodotto, garantendo così la corretta esecuzione del processo e la registrazione aggiornata della posizione della merce in magazzino. Se l’operatore posiziona il prodotto in una posizione diversa da quella suggerita dal sistema o dalla registrazione di quell’articolo, riceverà automaticamente una notifica. Inoltre, con il WMS, tutta la rotazione dello stock avviene in funzione del picking , ovvero il sistema assicura che le aree di picking siano sempre stoccate. Ciò significa che quando un dipendente sceglie un articolo, quel prodotto sarà esattamente dove dovrebbe essere: nella posizione migliore per facilitare il lavoro e ridurre gli spostamenti. Problema 2: I dipendenti commettono errori nel prelievo, ovvero quando prelevano i prodotti, selezionano articoli errati o in quantità diverse da quelle indicate nell’ordine Se ci sono errori al momento del picking , sono possibili due conseguenze: la prima è che tale errore venga rilevato al momento della spedizione, dove verrà richiesto un nuovo prelievo, cioè si perderà tempo e manodopera; la seconda è che, se l’errore non viene rilevato, verrà spedito l’articolo sbagliato, il che può comportare perdite finanziarie per l’azienda e, soprattutto, l’insoddisfazione del cliente che si aspetta di ricevere il prodotto giusto nei tempi previsti. Una metrica di mercato comunemente usata per calcolare il costo di questi errori consiste nel moltiplicare il numero di errori settimanali per il costo di ciascun errore. Facendo questo calcolo, puoi vedere quanti soldi vengono sprecati. Inoltre, è importante aggiungere il costo della rilavorazione. Come risolverlo: tutti i movimenti in un magazzino devono essere tracciati, in particolare il picking . Con un sistema WMS, l’attività viene svolta con il supporto di dispositivi mobili che utilizzano lettori di codici a barre (smartphone o dispositivi zebra con barcode incorporato), che impediscono il prelievo di articoli errati o quantità errate. Alleato alla tecnologia di picking, è importante anche definire politiche di packing, che possono essere totali o singole come il picking. Problema 3: il picking viene eseguito utilizzando un elenco cartaceo, il che lo rende dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori Quando l’operatore di picking utilizza elenchi cartacei, che devono essere caricati per individuare e selezionare gli elementi, il processo diventa lungo e inefficiente, oltre a lasciare un ampio margine di errore. Operazioni come questa, rigorosamente manuali, lasciano nelle mani dell’utente la decisione in merito alla prioritizzazione degli ordini e delle mansioni da svolgere, e senza il sistema non è possibile garantire che la separazione sia andata a buon fine. Come risolverlo: la soluzione è eliminare la carta dalle operazioni utilizzando un sistema WMS con un dispositivo mobile. L’addetto sarà così guidato durante tutto il processo di picking , assicurando il ritiro del giusto prodotto nella giusta quantità, e potrà chiuderlo solo quando il sistema avviserà la fine dell’attività. Diminuendo le possibilità di errore umano, e aumentando la qualità del tuo servizio. Problema 4: non esiste un ordine di priorità degli ordini dei clienti Se gli ordini non hanno la priorità in base alla tua attività, possono verificarsi due problemi: il primo è superare i tempi di consegna concordati con il cliente e il secondo è occupare l’area di spedizione con ordini che verranno spediti successivamente, il che non solo significa abuso di spazio, può anche portare a errori nel caricamento del carico. Come risolverlo: Per risolvere questo problema, devi trovare un metodo adatto per classificare i tuoi ordini e parametrizzare il sistema di gestione del magazzino secondo questo modello, che può essere in base alla pianificazione del corriere, all’urgenza del cliente o anche ai percorsi di consegna. Da lì il sistema determina quali ordini devono essere smistati, massivamente o singolarmente, e mette a disposizione del gestore, tramite indicatori, informazioni sull’andamento del picking. Problema 5: Eccesso di lavoro per soddisfare la bassa produttività o per soddisfare le variazioni della domanda L’eccessiva quantità di manodopera in magazzino, soprattutto nel picking , può avere diverse cause: Layout inadeguato: se il tuo magazzino non ha un layout strategico, ricercando il miglior utilizzo dello spazio e movimenti efficienti, ci sarà uno sforzo maggiore nella separazione delle merci, che richiederà di conseguenza un maggior numero di addetti per evadere gli ordini. Modalità di picking inappropriata : se la tua attività sta adottando un modello di picking non più adatto alla tua attività, è probabile che sarà più difficile separare i prodotti, le persone percorreranno distanze maggiori e, quindi, più dipendenti sarà necessario per evadere tutti gli ordini. Mancanza di un sistema di gestione del magazzino: senza un software che gestisca i processi e le attività in magazzino, il lavoro delle persone perde efficienza, poiché molte decisioni sono sotto la loro responsabilità ed esperienza, che potrebbe non essere assertiva. Un esempio direttamente correlato al picking è che senza il software, i dipendenti non possono definire la posizione migliore per allocare i prodotti, nonché il tempo e la quantità giusti per il rifornimento. Possono anche confondersi sull’ordine di priorità degli ordini, con tutti questi colli di bottiglia coperti da un sistema WMS, che definisce quando e quanto rifornire, oltre a organizzare tutti gli ordini e coordinare le attività. Quindi, senza un WMS, la bassa produttività finisce per richiedere un’eccessiva assunzione di dipendenti. Crescita senza automazione: quando il numero delle vendite inizia a crescere e l’azienda ha solo operazioni manuali, la soluzione per gestire tutti gli ordini finisce per assumere più manodopera per il picking. Ma questo significa spendere più soldi del necessario. In tutti i casi sopra citati, è importante sottolineare che aumentare il team non è garanzia di buoni risultati, visti i limiti della sua struttura. Raddoppiare il numero di persone che lavorano nelle aree di picking non significa necessariamente raddoppiare il numero di ordini separati, poiché i dipendenti competono per spazio e attrezzature. Come risolverlo: Il modo più efficiente per aumentare la produttività del picking senza assumere troppo personale è cercare soluzioni di automazione per il magazzino, oltre, ovviamente, definire un layout adeguato per il tuo magazzino, posizionando gli articoli ad alta rotazione in posizioni privilegiate , e per scegliere il modello di picking ideale per la tua attività. I sistemi automatizzati sostituiranno gli sforzi ripetitivi manuali e aumenteranno l’efficienza e la produttività, richiedendo meno persone per soddisfare lo stesso volume di ordini. Un altro vantaggio offerto dal software di gestione del magazzino è che prende tutte le decisioni in modo assertivo, poiché vede il magazzino nel suo insieme e conosce le esigenze e le priorità della tua attività, riuscendo così a organizzare e ottimizzare tutto il lavoro interno. Se il tuo obiettivo è crescere e aumentare le vendite, investi in sistemi che garantiscano efficienza unita alla riduzione dei costi. Problema 6: Posizionamento Prodotti Quando un magazzino ha una sola posizione per prodotto, solitamente la posizione di picking, in situazioni in cui questa collocazione è piena, l’operatore finisce per scegliere un’altra posizione vuota nel magazzino per allocare la merce. In questi casi, l’organizzazione dello stock finisce per dipendere dalla memorizzazione da parte dei dipendenti di dove si trova ciascun prodotto. Ora immagina se uno degli operatori che ha posizionato la merce è in ferie o ha qualche problema che lo rende assente dal lavoro. L’individuazione del prodotto diventerà difficile e richiederà molto tempo, con un impatto diretto sulla sostituzione delle aree di prelievo. Vale la pena aggiungere che ci vuole molto tempo per formare i dipendenti nel layout del magazzino. Nei momenti di picchi di vendite, quando è necessario assumere lavoratori temporanei, potrebbe non essere possibile fornire tale formazione. E affidarsi alla buona memoria di ciascuno è abbastanza rischioso, lasciando l’operazione suscettibile di errori. Come risolverlo : Investi in un sistema WMS che permetta di affrontare tutte le aree del magazzino. Con questa funzionalità, oltre al sistema di controllo dell’esatta ubicazione di ogni prodotto, suggerisce anche le migliori posizioni per la merce in base al suo tasso di rotazione (curva ABC) e alle regole di stoccaggio. In questo modo puoi sfruttare al meglio lo spazio del magazzino e migliorare il processo di picking, mettendo a disposizione la merce in posizioni strategiche. Problema 7: non è possibile tenere traccia di chi ha effettuato il picking e il packing Se non registri ciò che viene fatto nell’operazione, come misurerai le prestazioni o tieni traccia di ciò che sta accadendo? William Thomson diceva che “ciò che non può essere misurato, non può essere migliorato”, e quella frase è valida per tutte le operazioni che avvengono in un magazzino, soprattutto per il processo di picking . Non è solo necessario valutare l’efficienza del proprio team, ma anche – e soprattutto – monitorare l’andamento del processo, verificando se rientra nei tempi ideali, se è ben eseguito, ecc. E come farlo manualmente? Come risolverlo: Investi in un sistema WMS che disponga di dispositivi mobili per registrare i movimenti all’interno del magazzino, nonché chi li ha eseguiti, data e ora, tra gli altri dati importanti. Tutti questi record vanno in dashboard e KPI, consentendo così il monitoraggio da parte del manager. Fondamentale è anche la soluzione Visual Management , che offre visibilità in tempo reale dei movimenti del magazzino, consentendo la correzione degli errori in maniera tempestiva. Quando si tratta di operazioni in un magazzino, in particolare di picking , non puoi prendere decisioni errate, è necessario monitorare da vicino l’andamento dei processi. Conta su un sistema WMS per questo! Superare i problemi con gli strumenti giusti Le situazioni che abbiamo presentato nei precedenti sette problemi possono verificarsi in qualsiasi magazzino. Non è raro che i manager si lamentino di errori commessi dai dipendenti durante il picking, o anche il contrario, quando i picker si lamentano della mancanza di organizzazione nel magazzino, che finisce per danneggiare il picking. Ci sono anche casi di aziende che utilizzano ancora processi manuali, a seconda delle richieste su elenchi cartacei e del processo decisionale dei propri dipendenti, il che rende la separazione inefficiente e soggetta a errori. Infine, la mancanza di strategie per rendere l’operazione più efficiente ed economica è anche una realtà in molte aziende, che lasciano da parte questioni importanti come la definizione del miglior layout per il magazzino, la posizione dei prodotti, la priorità degli ordini e persino la scelta del modello di picking ideale. Tuttavia, guardare questi dettagli e cercare la loro soluzione è ciò che distingue una separazione efficiente da un processo che richiede tempo con errori ricorrenti. La buona notizia è che superare tutti questi colli di bottiglia non è un compito così difficile come sembra. Investire in tecnologia e disporre degli strumenti e delle strategie giuste per il proprio business, è possibile crescere con qualità, aumentando i profitti e mantenendo un alto livello di servizio al cliente. Ora che sai di più su come un sistema WMS può aumentare l’efficienza di prelievo , sei pronto a fare grandi passi avanti nella tua azienda, introducendo un valido sistema WMS? Problemi nel picking: cosa fare per evitare errori? Deagor WMS per ecommerce può aiutarti!