9 Ottobre 2021 Il sistema di gestione del magazzino aiuta a monitorare i processi, controllare i prodotti in entrata e in uscita, inventari e scambio di informazioni con altri settori dell’azienda. Ogni responsabile della logistica deve affrontare la sfida di garantire il controllo delle proprie scorte. E questo non è un compito facile, dopotutto, è necessario avere un alto monitoraggio di tutto ciò che entra ed esce dal magazzino, oltre a monitorare i processi interni e avere una buona comunicazione con altri settori dell’azienda, come Acquisti e Vendite . Nei post precedenti abbiamo parlato delle cause dei problemi di magazzino , nonché delle loro conseguenze , e presentato 10 consigli per migliorare la gestione della logistica . In questo testo mostreremo come il WMS può essere un ottimo alleato per ottenere un maggiore controllo delle scorte, in quanto il sistema automatizza i processi e centralizza le informazioni, consentendo il monitoraggio totale di tutto ciò che accade all’interno del magazzino. Come ha affermato lo scrittore Arthur C. Clarke, “Qualunque tecnologia sufficientemente avanzata è indistinguibile dalla magia.”. Quello che fa un WMS per un centro di distribuzione sembra un espediente. Le aziende che in precedenza perdevano ingenti somme a causa della mancanza di controllo dell’inventario e che implementavano il WMS, hanno iniziato a raggiungere livelli di precisione vicini al 100%. E questo significa diversi guadagni, in quanto il controllo inefficiente delle scorte provoca una serie di problemi come: scorte in eccesso o rischio di mancanza di scorte (stock out ), perdite che spesso passano inosservate e un costo di esercizio elevato. Ecco perché i migliori Leader della Supply Chain utilizzano già un WMS, essendo un riferimento nel mondo degli affari. Cos’è un WMS? L’acronimo WMS deriva dall’inglese Warehouse Management System. È un software sviluppato per offrire soluzioni che ottimizzano i processi operativi all’interno di un centro logistico con relativa riduzione dei costi. Il WMS non è solo un sistema per il controllo dell’inventario. La tecnologia offre una serie di funzionalità a beneficio dell’intera gestione, trattandola come se fosse una linea di produzione, in cui tutti i passaggi sono importanti per raggiungere l’obiettivo finale, in questo caso la disponibilità di beni e servizi in la giusta quantità, al momento giusto e nel posto giusto . Il WMS è presente dal ricevimento del prodotto, attraverso l’indirizzamento e lo stoccaggio, fino alla spedizione e all’approvvigionamento della linea di produzione. La sua missione è garantire che i processi avvengano in modo organizzato e con il miglior utilizzo delle risorse di un magazzino (persone, attrezzature e area). Quando il prodotto arriva in magazzino o quando viene evaso un ordine, il WMS, gestisce tutte le attività inerenti al prodotto stesso, che si tratti di stoccaggio o smistamento/spedizione. Tutti questi processi vengono registrati con gli appositi strumenti, consentendo di avere il pieno controllo di ciò che accade all’interno del magazzino. Questo include informazioni su quanti prodotti sono arrivati dal fornitore, quanti venuti, dove sono allocati, livello delle scorte, movimenti effettuati, tra gli altri dati essenziali per garantire un’eccellente gestione della logistica. In che modo WMS aiuta efficacemente il controllo dell’inventario? Questa è una domanda importante e si può rispondere in modo semplice: consentendo il monitoraggio completo dei movimenti del prodotto, registrando tutti i processi effettuati, il WMS consente al gestore di avere le giuste informazioni sullo stock. Ciò significa che con un WMS l’indice di accuratezza dell’inventario, che misura quanto l’inventario fisico corrisponde all’inventario nel sistema, tende ad essere vicino al 100%. Nei paragrafi seguenti, descriveremo nel dettaglio alcune caratteristiche del software che garantiscono questo risultato: Inventario ciclico Molte aziende scelgono di inventariare l’inventario solo una volta all’anno, il che può essere un rischio poiché eventuali lacune verranno notate solo al termine dell’indagine annuale. Con WMS è possibile effettuare conteggi ciclici e con l’azienda operante. Questa è una delle grandi raccomandazioni degli specialisti in logistica: che le aziende effettuino periodicamente inventari, poiché maggiore è la frequenza dei conteggi, maggiore è la possibilità di trovare la causa di disparità di stock, perdite ed errori di movimento e funzionamento. Inoltre, nel caso del WMS, poiché l’inventario viene effettuato in maniera automatizzata, con l’ausilio delle registrazioni effettuate in entrata, in deposito e in uscita, il sistema può anche contribuire a ridurre l’errore umano nel conteggio. Uno studio condotto dal Dipartimento di Ingegneria della Produzione dell’Università Federale di São Carlos, ha mostrato come il WMS fosse essenziale per aumentare la precisione dell’azienda. Hanno valutato una casa automobilistica multinazionale, che ha implementato WMS e ha aumentato l’affidabilità dell’inventario dall’87% al 98%, con prospettive di raggiungere il 99% l’anno successivo. Con l’uso del software e il conteggio del ciclo a tempo pieno, le divergenze sono state ridotte di oltre il 96%. Un altro vantaggio del WMS è che il sistema può offrire diversi modelli di inventario (geografico, di prodotto, di campionamento, tra gli altri) ideali sia per monitorare i movimenti di magazzino che per i controlli di qualità di routine. Integrazione con ERP Lo scambio di informazioni tra i team Acquisti, Vendite e Logistica è essenziale. Per questo è importante che il magazzino disponga di un sistema integrato con l’ERP. Con WMS, questo è possibile, formando un processo coeso che inizia nell’ERP, passa attraverso il WMS e torna di nuovo all’ERP. Infatti, WMS ed ERP si scambiano continuamente informazioni su cosa è entrato in magazzino, cosa è stato prelevato, cosa è stato fatturato e cosa è stato consegnato. In questo modo, i settori responsabili dell’acquisto delle merci per il rifornimento sapranno esattamente quando ogni articolo deve essere acquistato, mantenendo il livello di scorta ideale. Inoltre, il team di vendita avrà sempre informazioni aggiornate su quanti prodotti sono disponibili per la vendita. E, soprattutto, i responsabili del magazzino sapranno esattamente dove si trovano le tue scorte. Registrazione e sicurezza Poiché il WMS genera una serie di operazioni da effettuare nel magazzino per ogni singolo operatore, tutte le attività vengono registrate nel sistema. Con questo, è possibile sapere chi ha eseguito ogni azione, il che garantisce molta più sicurezza. Registrazione e sicurezza significano un maggiore controllo delle scorte, in quanto prevengono perdite e smarrimenti e, quando si verificano, consentono una rapida individuazione delle cause/responsabili e la correzione dei guasti. Verifica e tracciabilità Il controllo dell’inventario beneficia anche della tracciabilità offerta dal WMS. Con il sistema tutti i prodotti vengono controllati all’ingresso, e si può anche fare un blind check, in cui l’operatore controlla gli articoli senza sapere cosa c’è in fattura. In questo modo si aumenta la precisione dello stock in quanto ciò che si trova nello stock fisico viene successivamente correlato con ciò che è nel sistema, consentendo la rilevazione di eventuali guasti e gli adeguamenti necessari. Un’altra caratteristica del WMS è la tracciabilità degli articoli. Questo viene fatto con bipping del codice a barre e controllando dati importanti come batch , data di scadenza o IMEI. Tutte le informazioni vengono registrate nel sistema non appena un prodotto entra in magazzino. In questo modo è possibile controllare i danni e monitorare esattamente dove si trova un determinato prodotto: se è immagazzinato, se è già uscito, se è stato spedito e il luogo di destinazione. Inoltre, se ci sono prodotti scaduti in magazzino, il sistema riporta anche queste informazioni. Ricordando che il software segue i parametri FIFO e FEFO. Ad ogni modo, se la tua azienda non ha ancora il livello ideale di accuratezza delle scorte (99-100%), è tempo di pensare all’implementazione di tecnologie che aiutino nella gestione del magazzino. Molte opportunità di investimento nella tua attività potrebbero essere perse a causa della copertura delle perdite causate dalla mancanza di controllo. Pertanto, è importante dare la priorità alle innovazioni che porteranno guadagni reali alla tua operazione. Perché il WMS è la soluzione per un miglior controllo dell’inventario Deagor WMS per ecommerce può aiutarti!