12 Agosto 2023 Scopri l’importanza di una buona mappatura dei processi logistici, come eseguirla e come può influenzare i risultati del magazzino. Sapevi che la produttività e le prestazioni sono direttamente correlate ai processi end-to-end, alla pianificazione e alla comprensione del flusso di lavoro all’interno del magazzino logistico? Credetemi: migliore è la chiarezza riguardo alle attività svolte all’interno del centro distributivo, maggiori saranno i risultati dell’intero team, consentendo non solo la riduzione degli errori nelle mansioni, ma anche l’ottimizzazione dei tempi, aumentando i risultati dell’intera filiera di forniture. Non è una novità che il settore della logistica comporti una serie di compiti complessi e impegnativi, la pressione per la loro esecuzione efficiente aumenta ogni giorno. L’importanza del settore, unita ad un mercato sempre più esigente e alle aziende alla ricerca di nuove alternative per la loro crescita, richiede urgentemente la comprensione di ogni fase dei processi logistici da parte dei loro manager. Investire in processi efficienti porta quindi importanti vantaggi, sbaragliando la concorrenza, posizionandosi sul mercato con un vero vantaggio competitivo, soddisfacendo tutte le richieste dei consumatori e, di conseguenza, ottenendo ottimi risultati. È con questo in mente che abbiamo preparato questo articolo, raccogliendo alcuni importanti consigli per aiutare te, manager, a mappare correttamente i processi logistici in magazzino. Con le linee guida presentate di seguito, puoi iniziare a sfruttare i tuoi risultati oggi stesso. Andiamo? Cos’è e quanto è importante la mappatura dei processi logistici? Prima di passare alla parte pratica, è importante comprendere un po’ il concetto e come i processi di mappatura nella logistica possano aiutare direttamente con i risultati di magazzino. La mappatura dei processi nella logistica non è altro che una forma di gestione utilizzata per ottenere una visione a 360° di tutte le funzioni e attività svolte all’interno della catena di fornitura, ovvero la mappatura è lo strumento in grado di fornire una maggiore comprensione di ogni fase, come se fosse erano una lente d’ingrandimento che aiuta a vedere separatamente le diverse fasi del flusso operativo. In questo modo è possibile monitorare tutti i processi di magazzino e assicurarsi che siano in perfetta efficienza, garantendone la qualità e la rapidità, nel rispetto degli obiettivi desiderati. Pertanto, l’obiettivo principale della mappatura dei processi logistici è quello di esaminare e comprendere ogni fase nel dettaglio, promuovendo miglioramenti ed, eventualmente, applicando nuove strategie che ottimizzino ulteriormente i risultati dell’azienda. In questo modo, mappando i processi logistici, il tuo magazzino sarà in grado di eliminare eventuali attività non necessarie, ridurre i tempi di lavoro e i possibili ritardi nel flusso operativo, minimizzare i costi, automatizzare routine e lavoro ripetitivo, promuovere una maggiore agilità nell’esecuzione delle attività, controllare tempi e qualità della produttività, oltre a standardizzare le attività e avere maggiore autonomia nel monitorare i risultati e monitorare le metriche. Come applicare la mappatura dei processi nella logistica Ormai sai che ci sono molti vantaggi nella mappatura dei processi nella logistica. Ora che hai compreso meglio l’argomento, è giunto il momento di scoprire come applicarlo nella pratica e iniziare oggi stesso il viaggio per migliorare la tua catena di fornitura. Passaggio 1: osservare ogni processo di magazzino Tutto il lavoro di pianificazione inizia con il monitoraggio dettagliato delle attività. Pertanto, prima di prendere qualsiasi iniziativa, la prima cosa da fare è osservare attentamente ogni attività svolta nel magazzino, ovvero monitorare il flusso operativo da un capo all’altro. Annota tutto ciò che accade dall’ingresso della merce nel centro di distribuzione fino a quando il prodotto lascia il DC. Descrivere i fornitori, i principali settori e i collaboratori in ciascuna area. Monitorare la metodologia di lavoro utilizzata, il passo dopo passo con cui viene eseguita ciascuna funzione, nonché le spese in risorse finanziarie e manuali, le scadenze, i tempi di inattività e la produttività. Analizzare i clienti interni ed esterni, nonché la logistica chiave e i partner in outsourcing. Ricorda sempre di avere un obiettivo ben definito per ogni informazione raccolta. Sapere esattamente dove vuoi andare è il punto principale nella definizione di obiettivi e strategie efficienti. Passaggio 2: crea un diagramma di flusso Dopo aver eseguito il passaggio precedente, osservando attentamente tutti i processi di magazzino e annotando ogni dettaglio delle fasi del flusso di lavoro, è il momento di sviluppare un diagramma di flusso logistico efficiente. Il diagramma di flusso non è altro che una mappa di attività che facilita la visualizzazione dei processi nella logistica. Con esso è possibile identificare dinamicamente le diverse parti del flusso operativo, nonché le direzioni per il suo sviluppo pratico. Redigere un diagramma di flusso aiuta inoltre a organizzare e standardizzare il lavoro attraverso simboli adeguati e predefiniti, stabilendo l’ordine di esecuzione e le priorità. Tutto questo con lo stesso obiettivo: la ricerca di miglioramenti continui nel funzionamento. Pertanto, concentrati su questo passaggio. Creare un diagramma di flusso è uno dei passaggi fondamentali per il successo della mappatura logistica, in fondo è ciò che anticipa e disegna l’intera strategia pensata per raggiungere gli obiettivi posti nel primo step di questo percorso. Un consiglio in più per garantire buoni risultati quando si applica questa strategia è quello di riunire il team e i responsabili di ciascun compito, in modo che, insieme, possano identificare tutti i punti di miglioramento per il settore e stabilire, sulla base di questi criteri, un diagramma di flusso completo. Passaggio 3: stabilire le priorità Quando si tratta di sporcarsi le mani, procedere con cautela e poco a poco. È normale creare aspettative e voler raggiungere tutti gli obiettivi contemporaneamente, ma non c’è niente di meglio che definire le priorità e applicare i cambiamenti con pazienza, attenzione e, soprattutto, cercando di iniziare dai passaggi con più problemi da risolvere. Organizzare l’ordine di priorità e definire le scadenze per l’applicazione dei miglioramenti a ciascun processo. È importante comprendere che sia il flusso di lavoro che gli obiettivi dell’azienda devono essere allineati con la strategia che supporta il magazzino, ovvero i miglioramenti devono essere applicati mentre le ruote girano, e questo richiede responsabilità e discernimento. Passaggio 4: comprendere i primi errori Una volta attiva la strategia di mappatura del processo logistico, possono comparire errori e fallimenti lungo il percorso, dopo tutto, uno degli obiettivi principali della mappatura è il lavoro continuo nella ricerca di punti deboli e vulnerabilità che compromettono la produttività del magazzino. Pertanto, trovare nuovi problemi è comune. Spetta a te, il manager, individuare i problemi e proporre rapidamente una soluzione utilizzando le informazioni raccolte e la cronologia operativa della fase che ha segnalato i guasti. Alcune domande che possono essere poste in questo scenario sono: Cosa ha innescato gli attuali fallimenti? Quali misure possono essere adottate per risolvere il problema in modo rapido ed efficace? Come applicare soluzioni che eliminino definitivamente l’errore? Nel prossimo suggerimento parleremo di come risolvere i problemi. Passaggio 5: ridefinire i processi È necessario essere consapevoli che errori e possibili fallimenti durante tutto il processo sono grandi opportunità per trovare nuove strategie che consentano soluzioni definitive e continue ottimizzazioni per il processo. Pertanto, quando si individuano possibili problemi, come menzionato nel passaggio 4 e si formulano ipotesi, è tempo di ridefinire le strategie. Quando si riprogetta il diagramma di flusso, è importante evidenziare gli errori e le principali strategie per risolvere ciascuna sfida. Questo momento è un’ottima occasione per presentare al team i risultati raggiunti e condividere nuovi traguardi sulla base delle osservazioni e degli obiettivi sollevati. Rifare il diagramma di flusso, aggiornandolo con tutte le modifiche necessarie, è importante quanto il passaggio 02. Questo compito richiede concentrazione, chiarezza e sicurezza. Tutto questo perché il nuovo design deve contenere ancora più dettagli e mostrare con precisione i percorsi per risolvere i problemi. Una volta riprogettato, è sufficiente riavviare l’intero processo e assicurarsi che le attività vengano eseguite come pianificato. È bene avvertire che il semplice cambio di percorso non è garanzia di efficienza totale, soprattutto quando si parla di operazioni manuali al 100%. In questi casi è fondamentale effettuare un monitoraggio rigoroso e continuo per garantire l’efficacia del diagramma di flusso. Passaggio 6: formalizzare le istruzioni di lavoro Infine, dopo aver effettuato una serie di test e aggiustamenti, le modifiche definite permanenti necessitano di essere formalizzate, documentate e definitivamente applicate in fase di validazione. Affinché il lavoro venga completato in modo appropriato, creare un documento, descrivere l’intero processo relativo all’attività da svolgere in un determinato settore, infine, finalizzare il documento sottolineando l’importanza di seguire lo standard sviluppato dai responsabili. Seguendo questi passaggi, tu, il manager, sarai in grado di applicare una mappatura logistica efficace, creando opportunità interne ed esterne che possono aiutarti ad aumentare la produttività e la redditività della tua attività. Vuoi andare oltre? Come evidenziato nei temi precedenti, la mappatura dei processi logistici è un requisito fondamentale per chi ricerca processi efficienti ed economici, oltre che il successo aziendale. Anche se può sembrare un lavoro lungo e dettagliato, puoi contare su sistemi di gestione specializzati che offrono dati completi per analisi approfondite e aiutano nella corretta esecuzione di ogni processo. Hai mai pensato di applicare la mappatura dei processi logistici e di lasciare che il software svolga tutto il lavoro manuale per te? Questo è possibile con il sistema WMS. Con esso puoi visualizzare l’operazione dall’inizio alla fine e monitorare tutto ciò che accade nel magazzino in tempo reale. Il WMS fornisce tutte le informazioni necessarie per sviluppare strategie vincenti sul mercato, con precisione e sicurezza. Inoltre, il sistema è in grado di distribuire i compiti e ottimizzare tempo e risorse finanziarie e manuali, aiutando dal ricevimento, alla gestione dell’inventario, alla divisione del lavoro, fino allo svincolo della merce durante la spedizione. Con il supporto del software, puoi monitorare i parametri chiave per la crescita del tuo magazzino e, cosa più importante: vieni avvisato in anticipo di problemi e guasti, consentendo una rapida correzione. Per scoprire di più su come il sistema può aiutare nella mappatura dei processi logistici e nell’esecuzione di ogni fase, contattaci e richiedi assistenza a uno dei nostri consulenti specializzati. Mappatura dei processi logistici: come eseguirli e aumentare l’efficienza operativa Deagor WMS per ecommerce può aiutarti!