12 Gennaio 2023 Piccoli colli di bottiglia nei processi nascondono costi di magazzino che influiscono sulla salute finanziaria dell’azienda e persino sulla soddisfazione del cliente. Quando è stata l’ultima volta che hai valutato il costo reale del tuo magazzino? Quali fattori sono stati presi in considerazione? Oggi avete davvero un’attività efficiente ed economica o ci sono ancora margini di miglioramento? Ricevere un prodotto, immagazzinarlo, smistare gli ordini e spedirlo sembra una procedura relativamente semplice, ma tu, che lavori con questi processi, sai che non è proprio così. La grande sfida è garantire che l’articolo giusto sia nel posto giusto al momento giusto. È inoltre importante garantire che l’intera operazione avvenga in un flusso continuo e senza colli di bottiglia. Per non parlare della grande cura che deve essere posta nella movimentazione, allocazione e sicurezza delle merci, per evitare perdite. E poi parliamo di gestire migliaia di referenze, gestire bene gli spazi, monitorare il lavoro delle persone, garantire l’uso intelligente delle attrezzature e la loro corretta manutenzione, insomma… In ogni aspetto c’è un costo intrinseco e un’eventuale disattenzione allo stesso tempo punto può non solo causare una perdita, ma anche incidere sui costi dell’intera operazione. È per questi motivi che è necessario comprendere le spese legate a ciascuna lavorazione, prestando particolare attenzione ai costi nascosti in magazzino. È di loro che ci occuperemo in questo testo. Dove potresti spendere di più In media, il 70% dei costi di un magazzino sono legati alla movimentazione dei prodotti, ovvero la parte più costosa del suo funzionamento è proprio la movimentazione. Il prelievo è uno dei processi più costosi e può consumare fino al 60% delle spese totali dell’operazione. Ma non possiamo dimenticare altre fasi che coinvolgono anche la movimentazione delle merci, come il ricevimento, lo stoccaggio, il rifornimento e la spedizione. È inoltre necessario considerare le spese legate all’utilizzo dello spazio, soprattutto se si utilizza un magazzino in affitto. Devi sfruttare ogni m² del tuo magazzino perché vale molto. Hai pensato anche ai costi legati alla reverse logistic? E quando avvengono cambi e resi a causa di errori di prelievo? Sicuramente avrai già capito che stiamo parlando di un effetto domino. Se un tuo dipendente gestisce un prodotto in modo errato, lo invia danneggiato al cliente e il cliente chiede che venga sostituito, non solo stai perdendo denaro nella tua attività, ma puoi anche minare la reputazione dell’azienda. Ciò accade anche quando lo smistatore invia un prodotto errato, che può addirittura danneggiarsi nel “andata e ritorno” tra il cliente e il centro di distribuzione. In questo senso, un punto fondamentale è garantire che ogni merce venga manipolata il meno possibile e nel modo corretto. Allo stesso modo, il tuo team deve essere pronto a svolgere i propri compiti con assoluta precisione e assertività. Ma, dopo tutto, cosa rende un magazzino più efficiente e redditizio di un altro? I fattori in gioco sono tanti, ma possiamo assicurarvi che uno di questi è l’attenzione ai costi nascosti. Hai ancora domande su cosa sono? Conoscili di seguito. Costi nascosti nel magazzino Chiamiamo “costi nascosti” quelli che possono passare inosservati o che non si manifestano chiaramente nella gestione finanziaria, ma che sicuramente gravano sulle spese e fanno perdere alla vostra azienda denaro che potrebbe essere investito in miglioramenti. Andiamo quindi più nel dettaglio su ciascuno di essi: 1) Spostamenti dei dipendenti: accessi ripetuti allo stesso luogo e/o lunghe distanze Le trasferte dei dipendenti rappresentano, in media, il 60-70% del costo del lavoro. Poiché lo spostamento degli operatori nel magazzino è un’attività di routine dell’azienda, è difficile comprendere che vi possano essere delle spese. Tuttavia, se presti attenzione ai dettagli, sarai sicuramente in grado di identificarlo. Ad esempio, se il dipendente va avanti e indietro più volte nello stesso posto per separare un prodotto, si verifica un’inefficienza che potrebbe essere corretta con l’aiuto della tecnologia. Per questi casi, comuni nelle operazioni che hanno a che fare con ordini frammentati, il sistema WMS dispone della soluzione di raggruppamento degli ordini, o batch picking, attraverso la quale il commissionatore si reca ad un indirizzo e separa una quantità maggiore di un dato prodotto presente in più ordini. Nell’area di spedizione, questi prodotti vengono separati nel muro di stoccaggio (o divisione dell’alveare) e l’ordine viene finalizzato. Di conseguenza, vi è un aumento di produttività e il tempo aggiuntivo che il dipendente spenderebbe “avanti e indietro”, separando un elemento alla volta, può essere utilizzato per svolgere un’altra attività. Si verifica anche la situazione in cui l’addetto al prelievo percorre lunghe distanze per ritirare la merce inclusa nell’ordine, dedicando una quantità eccessiva di tempo al processo di prelievo. Ciò potrebbe essere risolto con l’organizzazione intelligente dello spazio di stoccaggio (secondo la classificazione ABC) e del percorso del dipendente. Anche il WMS aiuta in queste situazioni. Oltre ad indirizzare automaticamente le scorte, seguendo le regole di stoccaggio di ogni articolo e la curva ABC, il software coordina anche l’esecuzione delle attività (Active Call), organizzandole in modo che l’operatore percorra sempre il percorso più breve. Il sistema esegue tutti i movimenti puntando anche a ridurre la movimentazione del prodotto. 2) Prodotti in posizioni inadeguate e/o difetti di alloggiamento Uno stoccaggio inadeguato della merce aumenta il numero di posizioni dei pallet necessarie per immagazzinare l’articolo e gli sforzi operativi per lo stoccaggio e il prelievo. Ad esempio, in alcune aziende, l’indirizzamento dei prodotti viene definito esclusivamente in base al tipo di SKU, alle dimensioni o ai requisiti di stoccaggio, senza tenere conto del turnover del prodotto e delle distanze percorse dai dipendenti. Pertanto, il problema presentato nel primo argomento finisce per verificarsi, ritardando i processi e potenzialmente causando anche errori e rielaborazioni. Senza contare che un’eccessiva frammentazione delle scorte può comportare un cattivo utilizzo dello spazio di stoccaggio. Alla fine finisci per spendere di più. È per questi motivi che le aziende hanno investito in sistemi di gestione, come i WMS. Il software dispone della funzionalità di slotting, che mira a definire la posizione migliore per ciascun prodotto con gli obiettivi di massimizzare l’uso dello spazio, migliorare l’efficienza di stoccaggio e separazione e ridurre i costi di movimentazione, ottimizzare la posizione del prodotto e bilanciare il carico di lavoro. Questa strategia tiene conto di una serie di fattori, come l’ubicazione, le dimensioni e il peso del prodotto, per sequenziare gli articoli sul percorso di picking e, quindi, definire le migliori posizioni. Una corretta suddivisione delle scanalature comporta una riduzione degli spostamenti dei dipendenti, carichi più stabili, meno incidenti e meno rotture del prodotto. 3) Metodo di prelievo sbagliato per l’azienda Nel primo argomento abbiamo parlato del batch picking come soluzione strategica per i magazzini che gestiscono ordini frammentati. Bene allora. In molti casi, in queste operazioni vengono ancora utilizzati metodi di picking più comuni, come il picking degli ordini, in cui ogni operatore evade un singolo ordine alla volta. In questo contesto, l’inefficienza è certa, così come l’aumento dei costi. Allo stesso modo, i magazzini che gestiscono grandi volumi devono utilizzare il tipo di separazione più appropriata. E così via. Ogni operazione ha le sue peculiarità e necessita di adottare il modello di picking che meglio si adatta alle sue esigenze. Quando ciò non accade e l’azienda utilizza un metodo senza criterio, è probabile che ci sarà un costo maggiore in quello che è già uno dei processi più costosi dell’operazione. 4) Stoccaggio e prelievo cartaceo Sia lo stoccaggio dei prodotti dopo il ricevimento che la separazione degli ordini sono processi cruciali affinché il magazzino possa funzionare in modo efficiente. Guasti e ritardi in una qualsiasi di queste fasi influiscono sull’operazione nel suo insieme e, quel che è peggio, possono persino avere un impatto sulla soddisfazione del cliente. In molte aziende tali processi vengono eseguiti al 100% manualmente, con l’ausilio di documenti ed elenchi cartacei. Con la carta in mano si perde già la naturale efficienza nel reperire informazioni, leggere, ispezionare il prodotto, confermare, ecc. Inoltre, quando il dipendente deve recarsi in tipografia per ritirare i documenti, c’è un’altra perdita di tempo. Inoltre, i processi basati su carta sono soggetti a errori e rielaborazioni. Per evitare questi colli di bottiglia conviene investire nell’utilizzo di collettori o smartphone integrati con il sistema WMS, o anche, nel caso di operazioni più complesse, in sistemi di automazione. La tecnologia arriva proprio per eliminare i problemi causati dai processi manuali, pertanto, le aziende che hanno dato priorità alla digitalizzazione e alla modernizzazione nelle loro operazioni finiscono per fare un enorme salto non solo in termini di efficienza ma anche di redditività, poiché i costi di magazzino vengono ridotti con il guadagno di agilità e precisione. 5) Poca attenzione al monitoraggio dell’inventario La gestione delle scorte è una sfida che implica innanzitutto il mantenimento dell’equilibrio. Non puoi avere troppo, il che può portare a scaffali pieni di prodotti scaduti o obsoleti, contanti in giro o un’installazione più grande di quella effettivamente necessaria. E non si può avere troppo poco, con il risultato di carenza di prodotti, ordini non evasi e clienti insoddisfatti. Pertanto, l’equilibrio è essenziale. Per avere un’idea di cosa ciò significhi in termini finanziari, si stima che le aziende possano aumentare la redditività dal 20 al 50% attraverso un’attenta gestione delle scorte. Il monitoraggio è essenziale. Il prodotto deve essere monitorato e registrato sin dal ricevimento, poiché le cattive pratiche in questa fase influiscono sull’intero flusso rimanente dell’operazione. Sia attraverso l’uso di codici a barre che di identificazione a radiofrequenza (RFID), una cronologia dettagliata delle transazioni dell’inventario in entrata e in uscita dal magazzino può migliorare la visibilità e ridurre gli errori, contribuendo a ridurre i costi. Utilizzando uno di questi strumenti integrati nel sistema WMS, che fornisce dati e aggiorna lo stock in tempo reale, ti garantisci una maggiore precisione. Vale la pena aggiungere che anche la durata di conservazione e la rotazione delle scorte possono avere un impatto importante sui costi nascosti nel magazzino. Pertanto, è essenziale sapere dove si trova ciascun lotto e quando scadrà il prodotto. Se si verificano perdite all’interno dell’inventario, si verifica una perdita non solo associata al valore dell’articolo, ma anche al costo di stoccaggio e manodopera utilizzato per ricevere e allocare la merce. Riduci i costi nascosti in magazzino con i giusti investimenti! Attraverso le descrizioni degli argomenti precedenti, cerchiamo di mostrare i costi nascosti nel magazzino, indicare modi per ridurli o addirittura eliminarli. E avrai notato come il sistema WMS possa essere un grande alleato in questo senso. Avere un potente WMS aiuterà a ridurre le spese, ad aumentare la precisione dell’inventario e la capacità di stoccaggio e a migliorare la soddisfazione del cliente. Tutto ciò può portare un grande vantaggio competitivo alla tua azienda. In tempi di forte concorrenza e con consumatori sempre più esigenti, la differenza tra sopravvivere sul mercato e prosperare sta proprio nel modo in cui i manager guardano alle loro attività, soprattutto nei dettagli che possono passare inosservati. Molti di questi “dettagli” possono comportare una spesa nascosta che impedisce a un’azienda di crescere. Nel caso della logistica il problema può diventare ancora più critico se la soluzione utilizzata per coprire i costi risulta inadeguata. C’è chi, ad esempio, crede che assumere più dipendenti, estendere la scadenza per il completamento delle attività, passare ore e ore a rifare una mappa dell’operazione o a rivedere fogli di calcolo possa risolvere il problema. E in effetti, questo può comportare ancora più spese. È per questi motivi che oggi investire in tecnologia non è più un elemento di differenziazione, ma una necessità. Con gli strumenti giusti è possibile utilizzare le risorse del magazzino in modo intelligente, aumentando guadagni e profitti. Pertanto la nostra raccomandazione è: non rimandare a domani l’innovazione che potete implementare oggi! Costi nascosti nel magazzino: scopri dove la tua azienda potrebbe perdere denaro Deagor WMS per ecommerce può aiutarti!