4 Marzo 2023 C’è qualcosa in comune nella vita quotidiana di quasi tutti i responsabili della logistica che lavorano nei centri di distribuzione: la continua ricerca di strategie per migliorare velocità e prestazioni e, soprattutto, la riduzione dei fallimenti dei processi. Sappiamo che nelle operazioni logistiche un errore in una determinata fase può influenzare tutti gli altri, da qui l’attenzione costante alla sua eliminazione. E vale la pena ricordare che i fallimenti non solo generano costi, ma possono anche compromettere l’esperienza del cliente. Per evitare che si verifichino errori, molte operazioni hanno già adottato la metodologia Poka Yoke, che contribuisce ad aumentare la precisione all’interno del magazzino, rendendo i processi assertivi e ottimizzati. Attualmente, con lo sguardo delle aziende sempre più rivolto all’omnichannel, i responsabili della logistica hanno iniziato ad assumere un ruolo ancora maggiore, assumendosi la responsabilità della ricerca di nuove risorse che permettano di velocizzare la ricezione e l’invio degli ordini, per stare al passo con i tempi. il flusso richiede elevate. Parallelamente a ciò è necessario anche mantenere la “casa in ordine”, cioè avere un magazzino organizzato, funzionante ed allineato, garantendo che l’intero processo contenga meno errori possibili, che possano ledere il rapporto di affidabilità. tra il cliente e l’azienda, siano essi dovuti a ritardi o possibili confusioni durante la consegna. È qui che Poka Yoke entra in gioco e diventa uno strumento fondamentale nella capacità di identificare, correggere e prevenire gli errori, aumentando la produttività e contribuendo a un magazzino sempre più efficiente. Ma, dopotutto, cos’è Poka Yoke e in che modo comporta questi vantaggi per la tua azienda? In questo articolo tratteremo tutto ciò che devi sapere sul Poka Yoke e su come applicarlo praticamente all’interno del magazzino. Guardare: Cos’è il Poka Yoke? Il concetto Poka Yoke è stato creato nello stabilimento Toyota in Giappone negli anni ’60. Il termine è stato sviluppato dall’ingegnere e dirigente Shigeo Shingo, seguendo la filosofia di lavoro del noto Toyota Production System. Poka Yoke mirava a ottimizzare il lavoro operativo, ridurre le distrazioni dei dipendenti, concentrare meglio i compiti ed eliminare le inefficienze durante i processi produttivi. Il risultato raggiunto dall’azienda, quindi, non poteva essere diverso: è stato un vero successo. Poka Yoke significa, in libera traduzione, “a prova di errore” o “prevenzione di errori involontari”, ed è una tecnica che ancora oggi contribuisce al miglioramento continuo delle aziende a diversi livelli, che ricercano costantemente il miglioramento dei propri processi interni, sia produttivo o logistico. Secondo la metodologia Toyota Production System, Poka Yoke è l’uso di qualsiasi dispositivo automatizzato o altro strumento che blocca un determinato processo quando viene identificato un errore. Inoltre, l’applicazione di Poka Yoke riduce i costi sostenuti a causa di difetti e guasti nei processi. In questo modo puoi risparmiare denaro evitando rilavorazioni e persino spese aggiuntive. Inoltre, con Poka Yoke è possibile monitorare i problemi attuali, nonché creare soluzioni per problemi futuri. Scopri le tipologie di Poka Yoke Esistono 4 modi diversi per applicare Poka Yoke. Si tratta di metodologie pratiche e semplici che possono essere applicate alla vostra logistica operativa a seconda delle esigenze e delle particolarità del flusso operativo. Vediamo di seguito le tipologie di Poka Yoke e quali possono essere efficaci per il tuo business. 1. Prevenzione del Poka Yoke Questa modalità consiste nell’eliminare in modo rapido e diretto i generatori di un dato problema attraverso schemi di attività, ovvero è direttamente collegata all’ordine e alla sequenza di un processo di esecuzione di un’attività. Una volta identificato un errore in qualsiasi fase del flusso operativo, l’attività non può essere completata finché non viene corretta. Alcuni dei principali agenti che promuovono gli errori sono: Mancanza di formazione o informazioni accurate per i dipendenti. Sovraccarico di lavoro e compiti per i dipendenti. Elevato turnover e movimento non regolamentato all’interno del magazzino. Ambiente lavorativo disorganizzato. Condizioni di lavoro inadeguate. Pertanto, una volta identificata la causa dell’errore, è necessario correggerla per garantire un buon flusso dei processi. 2. Rilevamento Poka Yoke Come indica già il nome, il rilevamento di Poka Yoke non è altro che una serie di avvisi emessi durante il flusso operativo, al fine di notificare, in tempo reale, errori durante il processo. Facciamo un esempio quotidiano: il tuo cellulare invia una serie di notifiche durante la giornata. Possiamo pensarne due: il più comune, quando il consumo di energia sta per esaurirsi ed è necessario ricaricarlo affinché il dispositivo continui a funzionare; e l’altro, quando la memoria è piena e il dispositivo emette un avviso che alcune applicazioni potrebbero funzionare male se la memoria non viene pulita. Questi sono semplici esempi di strumenti che svolgono la funzione di rilevamento dei problemi. Nel magazzino è possibile applicare due modelli per il rilevamento del Poka Yoke: controllo e avviso. Quello di controllo emette notifiche che interrompono un’attività prima che il problema venga risolto. L’avviso si limita a segnalare che si sta verificando un errore, attraverso un’informazione chiara, semplice e diretta, indicando che è necessario apportare una correzione. 3. Poka Yoke a valore fisso Questo tipo di Poka Yoke consiste nel fornire ai dipendenti tutte le risorse per svolgere un compito, in modo da evitare spostamenti inutili nello spazio operativo, oltre a garantire che nessun oggetto essenziale venga dimenticato per svolgere l’attività. Questa metodologia è stata utilizzata direttamente, ad esempio, dal creatore di Poka Yoke, che distribuiva agli assemblatori un kit di pezzi per assemblare automobili, e alla fine, se rimanevano dei pezzi nei loro kit di montaggio, veniva attivato un allarme per identificare il fallimento del processo. 4. Passo Poka Yoke Esattamente come il valore fisso, anche il Poka Yoke dei passi aiuta a identificare gli errori durante le attività, ma determina i passi per svolgere un’attività e monitora se tutto viene gestito come consigliato. Se non rispetti le regole proposte, non sarai in grado di svolgere i compiti. Un esempio quotidiano per dimostrare l’applicazione di questa metodologia sono gli ATM. Per svolgere qualsiasi attività, sia essa prelievo, deposito o pagamento, è necessario seguire passaggi predefiniti, garantendo la sicurezza e l’accurata raccolta dei dati. Tutti i tipi di Poka Yoke sopra menzionati servono come pratica per evitare, ridurre e prevenire gli errori che si verificano nei processi di magazzino. In questo modo è possibile garantire che i tuoi dipendenti siano concentrati su un compito specifico senza dover perdere tempo a controllare e correggere gli errori. Modi per applicare Poka Yoke nel tuo magazzino Non esiste una regola standard per progettare e applicare Poka Yoke nel tuo magazzino, tuttavia, in base al suo concetto e alla sua tipologia, è possibile utilizzare la metodologia per ridurre gli errori nell’operazione. Spetta al responsabile della logistica riconoscere le esigenze dei dipendenti ma anche le particolarità di ciascun processo e le sue possibili “trappole” per il verificarsi di guasti. In questo modo potrai sviluppare strategie secondo Poka Yoke per evitare errori. Di seguito vedremo alcune delle pratiche Poka Yoke utilizzate nei magazzini di aziende leader di mercato. 1. Poka Yoke con WMS Sapete già che il sistema di gestione del magazzino (WMS) apporta innumerevoli vantaggi alla catena di fornitura. Ma ora dalla spiegazione precedente capirai anche che il software funge da ottimo Poka-Yoke. Questo accade perché il WMS è in grado di tracciare prodotti e movimenti, mappando e controllando in tempo reale ogni passaggio all’interno del tuo magazzino, dal ricevimento della merce alla spedizione. Se si verifica un errore, il sistema emette automaticamente un avviso in modo che possa essere corretto. Inoltre, con la funzionalità di controllo cieco, il sistema stesso richiede ai dipendenti di contare fisicamente i prodotti, evitando errori dovuti alla detrazione. In pratica il WMS impartisce istruzioni ai dipendenti, indicando il modo migliore per svolgere un determinato compito, riducendo al massimo qualsiasi tipo di errore operativo, e se questo si verifica, il software stesso emette notifiche in grado di identificare dove e come si è verificato l’errore causato, consentendo una maggiore assertività nel risolvere i fallimenti da parte dei responsabili della logistica. 2. Poka Yoke con pick-to-light Il prelievo degli ordini è la fase che rappresenta il maggior numero di errori all’interno di un magazzino; dopo tutto, viene spesso eseguito manualmente in cui i dipendenti gestiscono gli articoli e li inviano per la spedizione. Il più piccolo dettaglio non identificato può comportare grossi problemi per l’azienda, come mancanza di prodotti in magazzino, ordini inviati in modo errato o quantità errate… Insomma, le conseguenze sono molte. Uno dei modi per ridurre gli errori nel prelievo degli ordini è applicare i dispositivi pick-to-light, che funzionano come un ottimo esempio di Poka-Yoke, in quanto il sistema indica, da un display, la quantità di articoli da prelevare. secondo ciascun ordine, richiedendo inoltre che venga completato un passaggio (cliccando sul pulsante di conferma) affinché la separazione venga completata in modo accurato. 3. Poka Yoke con prelievo batch associato al put to wall Nelle operazioni che trattano articoli frazionati, come gli e-commerce, è comune utilizzare il batch picking, ovvero il raggruppamento di ordini, in cui ciascun operatore ritira la merce corrispondente a un gruppo di ordini in un unico movimento, ovvero l’addetto va alla posizione di un articolo e, invece di prelevare la quantità richiesta in un unico ordine, ne raccoglie un numero maggiore, tenendo conto di altri ordini che richiedevano anch’essi quella merce. Questo viene fatto per ridurre i tempi di viaggio e di separazione. Ma, perché sia davvero efficiente e privo di errori, è necessario disporre di un sistema di gestione che prima raggruppi gli ordini, e poi diriga lo smembramento (split) nell’alveare (messa a muro), processo effettuato da un’altra squadra, diversa da quella che lavora direttamente nella raccolta. Dirigendo i processi e suddividendoli in fasi, l’applicazione del Poka-Yoke. 4. Poka Yoke con scomparti di sicurezza Promuovere un ambiente sicuro per i tuoi dipendenti è essenziale in qualsiasi magazzino e uno dei modi più pratici per applicare il Poka Yoke fisico nella catena di fornitura è attraverso l’uso di sistemi di sicurezza. Sembra semplice, e lo è davvero! Oltre a evitare errori, funzione primaria del Poka Yoke, aiuta anche a prevenire gli incidenti. Questi sistemi sono in grado di limitare le aree di accesso: nel momento in cui un dipendente entra in un’area isolata, le macchine in funzione smettono di funzionare per evitare danni fisici. Applicare la metodologia in modo efficiente Ora che hai capito cos’è un Poka Yoke, le tipologie, le funzionalità e come possono essere applicati nel tuo magazzino, è giunto il momento di sapere nella pratica come implementarlo in modo semplice, economico e in linea con gli attuali processi logistici. – Passaggio 1: identificare il problema Come funziona oggi il vostro magazzino? Quali sono gli errori più grandi presentati nei report logistici? È necessario conoscere i guasti e in quali fasi del processo si verificano. – Passaggio 2: scavare più a fondo nella radice del problema Problema riscontrato? Ora è il momento di scavare più a fondo nelle sue radici. Identificare i possibili agenti che innescano il problema. Puoi utilizzare la regola dei 5 perché per pensare in modo analitico e strategico alle aree di miglioramento nel tuo magazzino. – Passaggio 3: determina quale Poka Yoke utilizzare Ora che conosci le metodologie Poka Yoke, puoi scegliere quella che ha più senso per il tuo magazzino, rispettando le specificità che ha oggi la tua filiera. Ti affidi a sistemi di gestione del magazzino come WMS? Forse è il momento di investire in un software completo, in grado di monitorare l’intero processo nel tuo magazzino. – Passaggio 4: convalidare il funzionamento del sistema Prima di implementare la tecnica nel tuo magazzino, esegui dei test e assicurati che funzioni. Analizzare se gli errori sono stati evitati e assicurarsi che le nuove pratiche adottate soddisfino le esigenze dei processi. – Passaggio 5: conduci la formazione con i tuoi dipendenti Anche il più semplice Poka Yoke deve essere implementato insieme alla conoscenza e alla formazione preventiva dei dipendenti. Dopotutto, la prevenzione degli errori deve far parte della cultura del lavoro e la formazione aiuta nell’adozione di nuovi processi, oltre ad aumentare la fiducia e le relazioni tra il team. – Passaggio 6: valutare il successo Misura i risultati e i benefici ottenuti nel tuo magazzino, condividi le metriche chiave e lavora su nuove strategie per migliorare continuamente. Poka Yoke x Cultura della Prevenzione Prevenire e identificare gli errori all’interno dei processi logistici di un magazzino non è un’operazione rapida. Richiede una serie di osservazioni, comprensione dei processi e monitoraggio quotidiano da parte dei manager, contando anche sulla collaborazione dei dipendenti. Pertanto, una cultura di prevenzione degli errori deve essere coltivata nelle catene di fornitura e vista da tutto il team come un’opportunità di miglioramento, crescita e sviluppo per l’ambiente di lavoro e, di conseguenza, per i risultati aziendali. Eliminare gli errori e raggiungere l’efficienza dei processi Ora tu, responsabile della logistica, sei pronto per ottenere risultati migliori per il magazzino attraverso la conoscenza e l’applicazione della metodologia Poka Yoke! In questo articolo hai scoperto come ridurre gli errori nei processi logistici e come questa tecnica può apportare vantaggi alle aziende di diverse nicchie. Sei pronto a migliorare la qualità del lavoro operativo e il modo in cui il prodotto finale raggiunge il tuo consumatore senza errori, attraverso la semplice abitudine di identificare i problemi all’interno del magazzino e cercare metodi efficaci per evitarli. Cos’è Poka Yoke e come applicarlo nel tuo magazzino? Deagor WMS per ecommerce può aiutarti!