17 Ottobre 2021 Conosci l’OTIF, un indicatore che misura la tua efficienza in base a ciò che conta di più: il cliente OTIF “Ciò che non può essere misurato non può essere migliorato” – avrai sentito questa frase molte volte, vero? Sebbene sembri un gergo nel mondo degli affari, dice molto sul segreto del successo aziendale. Le aziende di successo monitorano costantemente i propri numeri per identificare le aree di miglioramento e raggiungere i propri obiettivi. Nella logistica non è diverso. Attualmente, con la grande competizione per i mercati e l’alto livello di richiesta dei clienti, cercare la soddisfazione in ogni servizio è una premessa per stare al passo con i concorrenti. E, per misurare la tua efficienza logistica, non c’è niente di meglio che valutarla dal punto di vista del tuo cliente. Per questo esiste un indicatore specifico, l’OTIF. OTIF sta per “On Time In Full” . Il suo concetto di base è la consegna puntuale del prodotto giusto, da qui la suddivisione dell’indicatore in due elementi principali: On Time: misura la puntualità dell’ordine (il prodotto è stato consegnato nei tempi e nel luogo concordati?) In Full: misura l’efficienza di tutti i servizi e i processi logistici, ovvero se i prodotti/servizi rientrano nelle specifiche concordate con il cliente – qualità, dimensioni, quantità, perfette condizioni fisiche, prezzo, tra gli altri attributi. Analizzando questi due punti che compongono l’ordine perfetto, l’indicatore OTIF è in grado di fornire una visione più ampia del livello di servizio offerto al cliente, ovvero se l’azienda ha soddisfatto tutte le sue aspettative. Ed è importante che sia “On Time” che “In Full” siano rispettati, dopo tutto, se consegni entro la scadenza concordata, ma se c’è qualche problema con il prodotto, il cliente sarà insoddisfatto. Allo stesso modo, il ritardo nella consegna genera anche insoddisfazione, come si evince dal numero di reclami sui siti Web di protezione dei consumatori. Ecco perché l’OTIF riunisce questi due punti di valutazione. Vale la pena notare che uno dei vantaggi di lavorare con OTIF è che segmenta la fonte del problema. L’azienda è in grado di identificare se il suo punto debole è nella consegna o nella produzione/preparazione degli ordini e, quindi, agire in modo più obiettivo, rapido ed efficiente. Se il “On Time” ha tariffe basse, il gestore deve valutare come è la spedizione, il servizio fornito dal corriere o dal servizio postale , tra gli altri aspetti legati alla logistica esterna. Se invece “In Full” mostra percentuali basse, è segno che il problema è all’interno dell’operazione, sia nell’elaborazione dell’ordine, nel prelievo , nell’imballaggio , nel checkout o nella spedizione. Come calcolare l’OTIF? Prima di presentare come calcolare l’OTIF, è importante fare due osservazioni: • OTIF si basa sull’evasione dell’ordine e non sul volume dell’ordine • Il monitoraggio di questo indicatore deve essere effettuato con la valutazione di ciascun elemento separatamente, ovvero On Time x In Full. Affinché il calcolo venga eseguito correttamente, è indispensabile registrare la data e l’ora in cui l’ordine è stato evaso; avere/fornire una previsione di consegna al consumatore e mantenere il registro OTIF sempre aggiornato. Il calcolo è relativamente semplice. Supponiamo che un’azienda abbia effettuato 1.000 consegne al mese, 900 delle quali consegnate in tempo e 800 entro le specifiche del cliente: On Time (in %): numero di consegne effettuate in tempo / numero totale di consegne (ad esempio: 0,9 o 90%) In Full (in %): numero di consegne che rientravano nelle specifiche / numero totale di consegne (ad esempio: 0,8 o 80%) OTIF (in %): On Time x In Full (nell’esempio: 0,9 x 0,8= 0,72, ovvero 72%). Come notato, affinché l’OTIF raggiunga il 100%, tutti i requisiti devono essere soddisfatti contemporaneamente. Il benchmark di mercato che le aziende cercano di raggiungere è OTIF superiore al 90%. Importanza dell’indicatore e suoi benefici Come accennato all’inizio di questo testo, ogni azienda ha bisogno di monitorare le prestazioni di tutti i suoi processi/numeri in modo da poter identificare i guasti e cercare miglioramenti. Non puoi migliorare se non sei sicuro di quali punti meritano attenzione. Nel caso dell’OTIF, oltre a valutare la qualità del servizio al cliente, è anche possibile scoprire quali fasi del processo falliscono, dopotutto, prima della consegna, si verificano diversi processi. Possiamo dire che OTIF fornisce una visione ampliata dell’intera operazione logistica, dal momento in cui l’ordine arriva al magazzino fino alla consegna al cliente. E questo include anche la valutazione delle tariffe di rilavorazione e logistica inversa, nonché la qualità del servizio offerto dai corrieri/Uffici Postali. Quando l’OTIF è monitorato e l’azienda cerca sempre punteggi più alti, si ottengono diversi vantaggi, come ad esempio: – Prestazioni di consegna migliorate; – Aumento della soddisfazione del cliente, di conseguenza, del vantaggio competitivo sul mercato; – Modifica della cultura aziendale – tutto il lavoro è focalizzato sulla soddisfazione del cliente nel migliore dei modi; – Qualifica continua dei processi, aumento della produttività e conseguente riduzione dei costi operativi. Attuazione dell’OTIF Ora che conosci l’importanza dell’OTIF e i vantaggi dell’utilizzo di questo indicatore, il passo successivo è implementarlo. Per questo, è essenziale avere l’aiuto di professionisti per implementare il cambiamento culturale nell’ambiente interno e preparare il team per eseguire la corretta raccolta e analisi dei dati. E ricorda: avere un sistema di gestione del magazzino (WMS) farà la differenza nelle prestazioni dei processi logistici, il che incide direttamente sull’aumento della percentuale di OTIF. Vale la pena aggiungere che, con il WMS, è possibile monitorare in tempo reale tutti i dati di funzionamento, attraverso la soluzione Visual Management . E questo fa la differenza nell’individuare le inefficienze nell’operazione e nel promuovere il miglioramento continuo. Con Visual Management è molto più semplice monitorare l’OTIF, valutare il lavoro del team, il tempo impiegato in ogni processo, l’uso ideale delle attrezzature, tra le altre informazioni. Un grande vantaggio di questa funzionalità è che qualsiasi guasto viene automaticamente notificato dal sistema, ovvero il WMS monitora sempre l’efficienza del suo funzionamento, garantendo il raggiungimento delle massime prestazioni. Cos’è l’OTIF e come può aiutare la tua azienda Deagor WMS per ecommerce può aiutarti!