10 Febbraio 2022 Gestire un magazzino non è un compito facile. Sono necessarie pianificazione, strategia, esecuzione efficiente e monitoraggio meticoloso per apportare modifiche e rimanere sulla buona strada. Il manager è responsabile di garantire che tutti i processi avvengano nel modo più organizzato ed efficiente possibile. Nonostante le buone intenzioni e l’impegno dei leader, ci sono alcuni errori comuni che a volte vengono commessi senza rendersene conto. Tali guasti possono influenzare la velocità, l’efficienza e la produttività di una determinata operazione o dell’intera catena di processi ad essa collegati. E il grosso problema è che, nella maggior parte dei casi, questi errori vengono identificati durante o addirittura dopo il completamento di un processo, rendendo troppo tardi per ridurre il danno. Pertanto, il modo migliore è conoscere in anticipo le potenziali sfide e gli ostacoli che possono presentarsi nell’operazione, al fine di prevenirli e garantire l’efficienza del magazzino e la redditività aziendale. In questo testo affrontiamo i cinque errori principali e presentiamo suggerimenti su come evitarli. Dai un’occhiata agli argomenti qui sotto. 1 – Gestione inefficiente delle scorte Un ordine arriva al magazzino e quando l’operatore va a ritirarlo trova lo scaffale vuoto. Questa situazione, il famoso stockout , è ancora comune in molte operazioni. D’altro canto ci sono anche quelli con gli scaffali pieni, senza flusso di merce (stock in eccesso). Entrambi gli scenari sono dannosi per l’azienda, causando la perdita di un cliente permanente o perdite finanziarie. Un’altra situazione comune è l’assenza di conteggi periodici dell’inventario (inventari ciclici), che incidono notevolmente sulla precisione e impediscono al manager e al suo team di prendere decisioni importanti per l’azienda. L’esaurimento delle scorte e l’eccesso di inventario sono più frequenti nelle operazioni manuali al 100%, dove le persone sono responsabili, ad esempio, di definire il momento giusto per sostituire i prodotti, dove verrà immagazzinata ciascuna merce, quando si spostano i prodotti tra le aree In questi casi possono verificarsi errori che impediscono il mantenimento del livello ideale delle scorte di ciascun articolo. Per quanto riguarda il conteggio, se effettuato sporadicamente, impedisce di identificare in tempo le divergenze per poterle trattare. Come evitare: I problemi sopra menzionati possono essere risolti con la decisione di implementare nell’azienda un sistema WMS (sistema di gestione del magazzino), che offre tutto il supporto per un efficace controllo delle scorte. Questo accade perché il sistema traccia il prodotto dal momento in cui arriva al magazzino, definendone l’indirizzo e registrando tutti i movimenti. Registrando tutto nel WMS, è in grado di controllare automaticamente il livello delle scorte (scorte minime e scorte massime), inviare notifiche e, quando necessario, generare attività automatiche di ricambio e rotazione delle scorte, per uscire sempre rifornite dalle aree di picking . Per quanto riguarda le scorte , con WMS diventano periodiche, inserendosi nella routine produttiva senza incidere sull’andamento dei processi. Ricordando che gli esperti consigliano di effettuare i conteggi ogni tre settimane o due mesi, a seconda delle dimensioni del magazzino. E, se si riscontra una divergenza, è consigliabile non concentrarsi solo sulla sua soluzione. È importante andare più a fondo per indagare sulla sua origine e risolvere il problema. 2. Scarso utilizzo dello spazio/layout inefficiente In un testo precedentemente pubblicato abbiamo mostrato quanto sia importante rivedere periodicamente il layout del magazzino. Questo perché, nel tempo, le esigenze di spazio cambiano in base, ad esempio, alla diversificazione degli SKU e/o all’aumento del volume delle vendite. In molte operazioni, questa revisione non è ancora prioritaria. È importante evidenziare che la disposizione del magazzino può favorire o ostacolare le operazioni, oltre ad incidere sull’utilizzo dello spazio di stoccaggio. Più il layout sarà ottimizzato, maggiore sarà la velocità e la precisione, oltre ovviamente ad un utilizzo intelligente di ogni m² di magazzino. Tralasciare quindi il layout è un errore a cui bisogna porre rimedio. Come evitare: Quando rivedi il tuo layout, cerca di massimizzare l’uso dello spazio fisico e verticale, lasciando spazio sufficiente per il passaggio dei dipendenti. È anche importante cercare modi per utilizzare l’automazione e acquisire attrezzature che aiutino a ridurre i costi di manodopera, migliorare l’accessibilità dei prodotti nel magazzino, classificare l’inventario in modo sistematico e garantire che i prodotti siano immagazzinati in modo sicuro. Alcuni suggerimenti: – Conta su una tecnologia che possa aiutarti a organizzare il layout del tuo magazzino, come il sistema WMS. Puoi anche prendere in considerazione un sistema di stoccaggio e picking automatizzato (ad esempio shuttle , pick-to-light , voice picking ). Oltre a migliorare la velocità e l’efficienza dei processi, queste macchine possono aiutarti a risparmiare spazio di stoccaggio. – Se non sei pronto per aggiornare la tua tecnologia, inizia in modo semplice. Utilizza il sistema di gestione dell’inventario e delle vendite che già possiedi nella tua azienda per scoprire quali articoli si vendono più velocemente. Quindi, assicurati di riporre questi oggetti nei luoghi più accessibili in modo che possano essere recuperati e riposti più rapidamente. Cerca di seguire correttamente la Classificazione ABC e di organizzare il layout considerando sia la movimentazione dei prodotti, sia delle persone e delle attrezzature. 3. Difetti di sicurezza Ci sono segnali per il traffico pedonale? Le persone possono viaggiare senza il rischio di collisioni tra loro e con le macchine? I vostri conducenti di carrelli elevatori sono formati per svolgere il loro lavoro? Se alcune di queste domande non trovano risposta positiva è segno che la sicurezza dei lavoratori potrebbe essere carente. E la verità è che in alcune amministrazioni esistono ancora dei colli di bottiglia, e l’azienda li paga con maggiori costi contingenti e contenziosi. Come evitare: La risposta definitiva è una valutazione regolare del rischio, seguita da misure preventive e correttive. È estremamente importante seguire le linee guida in materia di salute e sicurezza per i lavoratori del magazzino, evitare incidenti e mantenere un luogo di lavoro sano e produttivo. 4. Non misurare le prestazioni operative Molti responsabili di magazzino ancora non riescono a stabilire indicatori di prestazione (KPI) e a misurare le proprie operazioni. Si concentrano sulla risoluzione dei problemi quotidiani e lasciano la valutazione dei numeri in background. Ed è allora che sono condannati a rimanere bloccati nel ciclo degli errori, incapaci di distinguere se l’operazione è realmente produttiva o meno, e non sapranno mai dove e come migliorare. Alcune domande importanti: Sei consapevole di quanto costa eseguire processi di magazzino di base come ricezione, stoccaggio, prelievo, imballaggio e spedizione? Conosci il tempo medio di esecuzione di ciascuna di queste operazioni? Qual è il tasso di rendimento? E chi sono i dipendenti più produttivi e improduttivi? Se ancora non ne hai idea, ti consigliamo vivamente di monitorare questi e altri parametri importanti. È bene ricordare questa massima: devi sapere dove ti trovi prima di andare avanti. Pertanto, monitorare l’operazione è essenziale per migliorarla. Come evitare: Conta su strumenti che ti consentono di misurare le prestazioni dei processi intralogistici. Nell’ambiente tecnologico odierno, monitorare da vicino ogni fase dell’operazione non è più un compito complesso. Il sistema WMS è dotato di un database che memorizza tutte le informazioni, essendo in grado di fornire metriche in tempo reale, sia su dispositivi mobili che su monitor strategicamente posizionati sul CD. In questo modo, non solo tu, il manager, puoi monitorare lo svolgimento dei compiti, ma anche i dipendenti, consentendo loro di autogestirsi ed evitare errori e ritardi. Il software dispone inoltre di KPI configurabili, in linea con le strategie della tua azienda. Definisci quali metriche sono essenziali per la tua attività e assicurati di monitorarle periodicamente. 5 . Ignora i progressi tecnologici Gestisci ancora carichi e scorte con carta e penna? Se è così, potresti creare spazio per una moltitudine di errori. Di più: se pensi che il tuo magazzino non abbia bisogno di tecnologia, perché è piccolo o perché gestisce poche referenze, ad esempio, stai ostacolando la crescita del business. La mancata adozione della tecnologia e la mancata raccolta e analisi dei dati non solo provoca inutili inefficienze, ma rende anche l’azienda meno competitiva, poiché non è in grado di seguire le tendenze e rispondere in modo tempestivo ai cambiamenti del mercato e dei clienti. Come evitare: Strumenti di base come il sistema WMS, lettori di codici a barre, stampanti portatili, pannelli di business intelligence e nastri trasportatori, ad esempio, possono aiutarti a digitalizzare il tuo magazzino, raggiungere efficienza e automatizzare i processi chiave. Anche se adesso non puoi investire in sistemi automatici, inizia implementando gli strumenti menzionati e ti renderai conto che il ROI supererà di gran lunga i costi che la tua attività genera perché non disponi di tecnologia e dipende interamente dal lavoro manuale. Ricorda: la tecnologia è un’alleata delle aziende di successo, in quanto ha una grande influenza sul raggiungimento di risultati concreti per il business. 5 errori che potresti commettere nella gestione del tuo magazzino Deagor WMS per ecommerce può aiutarti!