2 Maggio 2023 La ricerca del processo perfetto è una realtà nel mondo aziendale. Questo desiderio ha conquistato seguaci in tutto il mondo ed è diventato una vera e propria filosofia di lavoro coltivata in tutti i settori della filiera. I leader di mercato, così come le aziende che aspirano a ottenere migliori tassi di produttività e maggiore visibilità nel proprio settore, hanno dato priorità all’applicazione di miglioramenti continui nei flussi di lavoro nelle loro organizzazioni. Migliorare costantemente i processi operativi all’interno del magazzino è una sfida. Da un altro punto di vista, comporta una serie di benefici, come la riduzione dei costi e l’ottimizzazione delle risorse, il mantenimento della competitività sul mercato e l’aumento dell’efficienza nella gestione della catena di fornitura, fornendo al consumatore finale un prodotto e/o servizio di qualità e valore aggiunto. La sfida più grande per i manager e gli imprenditori della logistica in questo scenario è il dubbio quando si implementano i miglioramenti: “da dove dovrei iniziare?”, “come li implementerò?” , “qual è la migliore metodologia e strategia da seguire?”. Temi come questi possono presentarsi nel percorso di chi vuole avviare cambiamenti per lo sviluppo e il miglioramento della performance della propria catena logistica. In questo articolo parleremo un po’ di più della metodologia Kaizen e di come può aiutarti a superare gli ostacoli che impediscono alla tua azienda di raggiungere traguardi maggiori. Andiamo insieme? Qual è la metodologia Kaizen? Il concetto della metodologia Kaizen è stato sviluppato in Giappone e ha avuto origine nel settore industriale giapponese, quando è stato utilizzato per la prima volta subito dopo la seconda guerra mondiale, quando il paese aveva bisogno di riprendersi dalle conseguenze lasciate da uno dei più grandi conflitti bellici nella storia, in tutto il mondo. Il nome Kaizen significa “cambiare in meglio”, in altre parole, è una filosofia incentrata su pratiche che ricercano la crescita continua, sia personale che aziendale. Applicato al settore industriale, mira allo sviluppo ininterrotto delle imprese piccole, medie o grandi. La metodologia Kaizen si è rafforzata dopo la pubblicazione del professor Masaaki Imai nel suo libro “Kaizen – Il segreto del successo competitivo del Giappone”, dove ha riunito le principali idee e pratiche per espandere la conoscenza di manager e imprenditori su scala globale. Se applicata correttamente in ambito aziendale, la metodologia Kaizen offre numerosi vantaggi, come l’aumento della produttività e l’ottimizzazione dei costi generali. Se allineato con le strategie di gestione delle scorte, questo sistema contribuisce a ridurre gli sprechi, migliorando la redditività. Il metodo Kaizen riunisce quindi una serie di pratiche in grado di migliorare le prestazioni della filiera nel suo complesso, promuovendo successivi cambiamenti nella cultura aziendale, come vedremo di seguito. Principali vantaggi della metodologia Kaizen Ora che sai cos’è la metodologia Kaizen, cosa ha dato origine al termine e le sue differenze, è giunto il momento di approfondire i vantaggi pratici che tu, responsabile della logistica, puoi ottenere con la sua applicazione. Sappiamo che il cambiamento è necessario e apportare modifiche ai diversi settori della tua azienda può essere decisivo per i risultati. Scegliendo di applicare la metodologia Kaizen nella tua attività, potrai osservare: Riduzione degli sprechi lungo tutta la catena di fornitura, dal ricevimento dei prodotti, allo stoccaggio in magazzino e persino all’evasione degli ordini. Maggiore coinvolgimento e impegno dei dipendenti nei confronti dell’azienda, poiché la metodologia Kaizen mira a diventare una filosofia di lavoro continuativa. Individuazione di miglioramenti in tutti i settori, nonché suggerimenti a basso costo per ottimizzare il lavoro nelle diverse aree con la collaborazione dell’intero team. Facilità di applicazione in qualsiasi settore che richieda ottimizzazioni. Identificazione di problemi e colli di bottiglia operativi che riducono o ostacolano la produttività. Maggiore attenzione ai dettagli dei processi e particolare attenzione ai dipendenti, indipendentemente dalla loro gerarchia o ruolo lavorativo, al fine di rendere l’ambiente più sicuro, confortevole e produttivo. Prioritizzazione delle persone, siano essi dipendenti e clienti, che ricercano la migliore qualità per lo svolgimento della funzione e, di conseguenza, la soddisfazione trasmessa al consumatore finale. Passo dopo passo applicare il metodo Kaizen nella filiera Applicare la metodologia Kaizen alla tua catena logistica non è un segreto. Al contrario, è semplice e veloce, e i benefici si vedono subito. Ma come ogni miglioramento, va effettuato con continuità, cioè ripetuto settimana dopo settimana, del resto la costanza porterà a risultati di qualità e sempre migliori. Passaggio 1: identificare i possibili miglioramenti Tutto parte dalla seguente domanda: “quali miglioramenti si possono apportare in un determinato settore per aumentare la produttività, promuovere l’ottimizzazione del lavoro e ridurre i costi della supply chain?” Questo è senza dubbio il punto di partenza per fare brainstorming sul progetto, ovvero riunire il team per una dinamica in cui le idee vengono condivise da diversi collaboratori che possono suggerire modifiche al flusso operativo. Durante questo incontro, il tuo compito principale come manager è quello di sollevare i principali problemi evidenziati dal tuo team, evidenziare i maggiori colli di bottiglia operativi esistenti nella tua catena logistica e delineare una serie di soluzioni che possono esistere per lo stesso problema. Questo passaggio è essenziale, quindi non scartare nessuna idea: su tutte si può lavorare a lungo termine. Passaggio 2: scegliere un miglioramento e testare le soluzioni Con le idee e i suggerimenti presentati dal tuo team e alcune soluzioni già proposte, il passo successivo nell’implementazione della metodologia Kaizen è scegliere un argomento da ottimizzare. Una volta che hai in mano l’elenco dei problemi, è il momento di scegliere un problema specifico e un modo per risolverlo in modo pratico ed efficace. Facciamo un esempio pratico: supponiamo che uno dei principali problemi e reclami presentati durante l’incontro siano stati i ritardi nelle consegne. Ciò è accaduto perché i dipendenti coinvolti nel processo di invio degli ordini si sentono sovraccarichi di lavoro manuale, con conseguente diminuzione della produttività e aumento dei tassi di errore. Tutto ciò finisce per generare una conseguenza: ritardi nelle consegne ai consumatori e una pessima esperienza di acquisto. Senza dubbio, ci saranno innumerevoli modi per migliorare l’ area di picking, come l’organizzazione strategica del proprio team, la definizione di un layout adeguato, il corretto indirizzamento e identificazione dei prodotti in stock, la riduzione dell’uso di carta e la digitalizzazione delle informazioni attraverso apparecchiature e software, come il sistema WMS . Pertanto spetta a te, il manager, decidere quale metodo verrà scelto per avviare il processo di ottimizzazione. Fare un elenco dei pro e dei contro di ciascuna soluzione, verificare il valore disponibile per l’applicazione di miglioramenti, vedere la possibilità della sua applicazione a breve termine e analizzare i benefici che può generare. Passaggio 3: creare un piano d’azione Perché il cambiamento avvenga esiste una legge fondamentale: l’azione. Una volta identificato un problema e conosciuti i modi principali per risolverlo, nonché per evitarlo, è il momento di creare un piano d’azione. Qual è il tempo necessario per presentare domanda? Chi sono le persone coinvolte nei cambiamenti e come verranno attuati? Quali metriche di misurazione verranno monitorate? Quanto verrà investito per effettuare i test? A queste e ad altre domande è necessario rispondere nel piano d’azione in modo che i miglioramenti possano essere valutati e applicati nel miglior modo possibile. Passaggio 4: avere una squadra impegnata Dopo che i miglioramenti contenuti nel piano d’azione sono stati approvati, assicurati di comunicare con il tuo team, presentare il progetto con i risultati finali e dettagliare come verranno apportati i miglioramenti nel settore scelto. Una delle principali filosofie della metodologia Kaizen è l’inclusione del team nell’intero processo, che deve sentirsi a proprio agio e fiducioso con i cambiamenti proposti. Considera l’opinione di ciascun dipendente, monitora attentamente le prestazioni, assicurati che nessun dipendente abbia dubbi e sia disposto ad aiutare con tutto ciò che è necessario per far funzionare l’idea. Una volta allineato il team è possibile standardizzare i processi e ottenere numerosi vantaggi nel settore. Passaggio 5: eseguire le ripetizioni La metodologia Kaizen è continua. È necessario monitorare attentamente le soluzioni proposte e aggiungere dettagli e punti di miglioramento in base a quanto pianificato. Le ripetizioni sono necessarie per perfezionare ulteriormente il processo. Naturalmente, ad un certo punto, tutto funzionerà perfettamente. Quando ciò accade, l’attenzione può essere indirizzata ad apportare miglioramenti in un’altra area, identificando nuovi punti di ottimizzazione nella catena di fornitura. In generale, applicare la metodologia Kaizen nella tua azienda è facile. In breve, è necessario seguire i seguenti passaggi: pianificare Eseguire e applicare Misurare Regolare Per applicare la metodologia Kaizen in modo efficiente, è importante che questo processo di miglioramento venga portato avanti nel più breve tempo possibile. Ciò garantisce un team motivato e creativo concentrato sulla ricerca di risultati migliori e prestazioni elevate. Kaizen in pratica: idee per applicare la metodologia Se tu, come manager, desideri ricercare una maggiore produttività e ottimizzazione dei costi non appena finisci questo articolo, ma non sai da dove cominciare, lasceremo qui alcuni dei principali colli di bottiglia identificati dai nostri clienti e le soluzioni che ciascuno quello utilizzato durante l’implementazione della metodologia Kaizen. Guardare: Generazione di rifiuti La produzione di rifiuti è una preoccupazione importante per molte aziende che cercano di utilizzare meglio le proprie risorse e adottare un approccio più sostenibile. Questo potrebbe essere un problema che interessa la tua catena di fornitura e potrebbe essere collegato a: Trasporti eccessivi senza una pianificazione adeguata, che generano, ad esempio, costi eccessivi del carburante. Tempi di attesa per i dipendenti: macchine malfunzionanti, mancanza di comunicazione adeguata e processi di lavoro disorganizzati possono generare tempi di inattività e perdita di risorse nella catena di fornitura. Difetti e danni causati da cattiva conservazione della merce o mancata manutenzione delle scorte e dei macchinari. Alcuni modi per migliorare i punti precedenti includono: Aggiornamento e manutenzione dei macchinari. Miglioramento delle condizioni di stoccaggio e sicurezza delle scorte. Ottimizzazione dei percorsi di consegna. Standardizzazione dei processi. Miglioramento della comunicazione tra settori, rendendola più chiara e obiettiva. Investimenti in tecnologie e sistemi e gestione delle scorte (es. WMS integrato con raccoglitori RFID). Costi operativi elevati L’ottimizzazione delle risorse finanziarie è una delle maggiori sfide affrontate dalle catene logistiche in diversi settori di mercato e piccoli miglioramenti possono essere apportati per generare notevoli risparmi nelle spese di magazzino. Se la tua operazione ha generato costi elevati, ciò potrebbe essere il risultato di: Processo decisionale senza dati accurati e affidabili. Dipendenza dal lavoro esclusivamente manuale. Ritardi nelle operazioni e sovraccarico di lavoro. Per gestire tali problematiche, eliminando i costi eccessivi, è importante: Automatizza i processi intralogistici con il sistema WMS. Investire nei sistemi di gestione dei piazzali (YMS) e nei sistemi di trasporto (TMS). Effettuare una pianificazione stagionale basata su informazioni solide e accurate. Dare priorità a un’infrastruttura organizzata e ben identificata. Applicare la strategia del cross docking. Basso indice di produttività Una delle lamentele più frequenti da parte dei responsabili della logistica è la bassa produttività nelle loro catene di fornitura. Utilizzando la metodologia Kaizen è possibile identificare problematiche che possono interferire con il ritmo produttivo, quali: Bassa soddisfazione dei dipendenti nei confronti dell’azienda. Luoghi di lavoro non sicuri e infrastrutture disorganizzate. Sovraccarico di lavoro e poca motivazione. Lavoro ripetitivo. Errori di comunicazione. I problemi che coinvolgono i dipendenti possono essere risolti attraverso strategie che mirano a: Miglioramenti nelle infrastrutture di lavoro, lasciando l’ambiente organizzato e più sicuro. Investimenti in macchinari e sistemi di gestione, come WMS, che automatizza i processi operativi, organizza le funzioni in base al posizionamento dei dipendenti, determinando i compiti e risparmiando tempo. Dare priorità ai dipendenti, promuovere la formazione, prendersi cura del loro benessere sul lavoro, mostrare preoccupazione per la loro salute e fornire benefici affinché siano soddisfatti dell’ambiente di lavoro. Iniziando in questo modo avrai ottimi risultati! Automazione per l’ottimizzazione quotidiana del tuo magazzino Attraverso questo articolo hai compreso l’importanza di ricercare miglioramenti nella tua catena di fornitura e hai capito come applicare la metodologia Kaizen basata su problemi e soluzioni per ottimizzare le risorse, aumentare la produttività e una maggiore redditività per la tua azienda. Per applicare miglioramenti continui in diversi settori del tuo magazzino, consolidando i dati per una pianificazione accurata, monitorando le attività in tempo reale e identificando errori e punti di miglioramento, la strada migliore è investire in tecnologia, soprattutto nei sistemi di gestione. Il WMS è una soluzione completa a una varietà di problemi comuni della catena di fornitura. Il software è in grado di eseguire una serie di compiti per aumentare l’efficienza, ridurre il carico sulle risorse umane e abbassare i costi. Investire in un WMS comporterà una migliore gestione di ogni fase del processo, consentendo continui aggiustamenti affinché si ottengano miglioramenti concreti. Per massimizzare i risultati, è fondamentale affidarsi a fornitori fidati e dare priorità a una soluzione adatta al proprio business. Cos’è il metodo Kaizen e come applicarlo nella logistica? Deagor WMS per ecommerce può aiutarti!