30 Gennaio 2023 Comprendi l’importanza dell’accuratezza dell’inventario per la tua azienda, scopri cosa potrebbe portare a tariffe basse e scopri come correggere gli errori. Si parla molto dell’accuratezza delle scorte e dei benefici che può apportare ai profitti e alla competitività delle aziende. Ma stai evitando i principali errori che portano a livelli bassi di questo indicatore e, di conseguenza, generano perdite per la tua azienda? Come puoi evitare che questi problemi si verifichino nel tuo magazzino? In qualsiasi azienda, indipendentemente dal segmento, è comune che si verifichino errori nei magazzini, che possono influire negativamente in misura maggiore o minore sulle prestazioni del flusso di lavoro. Uno dei principali e più ricorrenti fallimenti riscontrabili nei DC è legato al controllo delle scorte e alle divergenze informative, che influiscono sull’intera logistica nei processi di acquisto e vendita, ritardando le consegne, causando perdite di prodotti e aumentando i costi di stoccaggio. Questi problemi possono essere evitati con un inventario accurato, ovvero con un migliore controllo e precisione sulle quantità di prodotti immagazzinati e spediti dalle scorte fisiche. Un inventario ben pianificato previene il verificarsi di rotture di stock, non consente ai prodotti di rimanere inattivi per lungo tempo e previene perdite e danni legati a scarsa conservazione o date di scadenza. Sebbene possa sembrare un processo semplice, può essere difficile raggiungere un livello sufficiente di precisione, soprattutto nei magazzini in cui si applicano ancora processi manuali al 100% o dove non esiste uno standard per lo sviluppo dei processi. In questi casi, è comune osservare discrepanze nelle informazioni tra stock fisico e stock registrato, causando interruzioni nel flusso di lavoro e insoddisfazione dei clienti. Se questo accade oggi nel tuo magazzino, è tempo di rivedere la tua pianificazione ed evitare il più possibile gli errori più comuni, al fine di aumentare il livello di precisione dell’inventario. Di seguito, descriviamo in dettaglio 8 situazioni che potrebbero verificarsi nel tuo magazzino e che influiscono sulla precisione. 1. Mancate ricevute Facciamo un’analogia con una partita di calcio: la prima e forse più importante posizione è il portiere; è lui il responsabile di impedire il gol, soprattutto se il sistema di difesa fallisce. Anche se abbiamo un’ottima difesa in campo, l’assenza del portiere implica la vulnerabilità della squadra, permettendo all’avversario di segnare facilmente un gol. Quando applichiamo questo scenario alle operazioni quotidiane del magazzino, intendiamo che non importa quanto sia bravo il tuo team a ricevere le merci dai fornitori quando arrivano al molo. Se i prodotti non vengono controllati adeguatamente, l’accuratezza delle scorte è compromessa e il resto del flusso è vulnerabile, soggetto a errori e guasti. È importante che tutti gli oggetti al momento dello sbarco al molo siano controllati con la massima attenzione. Ciò include, oltre all’ispezione visiva, la conferma che tutte le merci siano conformi alla fattura e siano in buone condizioni. E, anche se si presta la massima attenzione, i controlli manuali tendono a presentare errori occasionali di informazione, motivo per cui è consigliabile investire in un software gestionale che consenta una maggiore precisione nel conteggio e nel controllo delle scorte. Il sistema WMS, ad esempio, consente una conferenza “alla cieca”, incrociando gli articoli indicati nelle spedizioni dei fornitori, insieme al conteggio manuale effettuato dal dipendente, si ha così una maggiore accuratezza delle informazioni e uno stock credibile è garantito. Inoltre con il WMS è possibile inserire routine di conteggio al ricevimento stesso, ovvero quando il prodotto entra nel CD viene inventariato, mantenendo così dati di giacenza affidabili e aggiornati. 2. Mancanza di metodi di allocazione (come FIFO o FEFO) Uno dei più grandi errori che possono anche compromettere l’accuratezza dell’inventario sono i processi di stoccaggio errati nel DC. Quando la decisione su dove allocare ciascun prodotto viene presa manualmente e senza criteri, è normale che i prodotti più vecchi vengano dimenticati in fondo agli scaffali, finendo così scaduti o perdendo la garanzia, causando ingenti perdite nelle scorte e danneggiando direttamente il precisione. Uno dei modi per risolvere questi problemi è implementare strategie di organizzazione dell’inventario e di turnover, come FIFO o FEFO, il cui scopo è quello di dare priorità alle merci in coda nelle loro posizioni. In questo modo, i primi articoli ad essere spediti ai clienti sono anche i primi ad entrare in magazzino o quelli che si avvicinano alla data di scadenza. I principali vantaggi di questa strategia sono: Permette di identificare i prodotti che rimangono a magazzino per lungo tempo e quali costi rappresentano per l’azienda. Riduzione dei tempi di ricerca in magazzino di prodotti prossimi all’obsolescenza. Fa vedere positivamente l’immagine dell’azienda, nel senso che invia prodotti sempre in buono stato. Con un WMS è possibile implementare questa organizzazione dell’inventario in modo automatizzato al 100% e nel rispetto delle regole di allocazione FIFO e/o FEFO. Il sistema è in grado di riconoscere e indirizzare i prodotti non appena vengono registrati in entrata, indicando la migliore collocazione all’interno dello stock, ottimizzando l’organizzazione dello stoccaggio, la rotazione dei prodotti e, di conseguenza, la precisione. 3. Imprecisione nella registrazione degli articoli in entrata e in uscita dal magazzino Proprio come il controllo delle merci durante il ricevimento è importante per evitare problemi durante il flusso all’interno del magazzino, il mancato monitoraggio dell’output del prodotto può influenzare la scarsa precisione dell’inventario. Questo perché si possono perdere informazioni in fase di spedizione, generando imprecisioni nel conteggio degli articoli fisici presenti sul CD, soprattutto se i prodotti vengono spediti in unità di misura diverse da quelle in cui sono arrivati. Immagina se un pacchetto di biscotti viene inviato a un cliente e, nel registro dell’inventario, ci sono informazioni che è rimasta una scatola? Questo piccolo difetto può influire notevolmente sulla precisione e compromettere le decisioni di acquisto. Alla fine, si verifica un effetto a cascata e l’intera operazione viene messa a repentaglio. 4. Layout inappropriato Quando si progetta il layout di un magazzino è necessario tenere in considerazione alcuni punti fondamentali, come ad esempio: Evitare che la ricezione e la spedizione siano ravvicinate. Anche se può sembrare ovvio, è importante progettare uno spazio di carico e scarico separato, in modo che non ci sia confusione tra attività e prodotti ricevuti nei posti sbagliati o prodotti inviati in modo errato. Prodotti simili ben identificati. Immagina un’azienda che vende camicette. È probabile che, in questo caso, il magazzino tratti pezzi di colori e dimensioni diverse e, sommando le combinazioni, si aprono diverse possibilità. In questo modo ogni prodotto deve essere ben identificato e ad un indirizzo diverso, evitando ogni possibilità di spedizione errata o errori nella registrazione delle scorte. Indirizzi contrassegnati: così come i prodotti devono essere etichettati, anche gli indirizzi devono essere identificati, per evitare errori sia nell’assegnazione che nella separazione. Eventuali errori in uno di questi processi finiscono per comportare una registrazione inadeguata e una bassa precisione. Sebbene siano suggerimenti efficienti, se applicati manualmente, possono richiedere molto tempo e lavoro di pianificazione. Pertanto, si consiglia di investire quando possibile in sistemi di gestione delle scorte che, sulla base di modelli identificati nel magazzino, siano in grado di registrare ogni articolo e indirizzo in modo accurato e di progettare una mappa di localizzazione che mantenga le scorte organizzate. 5. Processi manuali al 100%. Forse questo è l’impatto maggiore sulla scarsa precisione dell’inventario. Quando tutti i processi di magazzino vengono eseguiti manualmente al 100%, esiste un ampio margine di errore. Un piccolo errore nel ricevere la merce qui, un altro nel separare l’ordine lì, sommati insieme, possono rappresentare perdite elevate per l’intera azienda. Investire in un buon software gestionale ti darà la sicurezza che gli errori verranno evitati e che i processi si svolgeranno con assoluta assertività. Un sistema come WMS è in grado di guidare e richiedere compiti ai dipendenti della tua azienda, tracciando i percorsi migliori per eseguire un’attività nel miglior tempo ed efficienza, segnalando errori e mostrando l’intero flusso operativo in tempo reale. Pertanto, qualsiasi discrepanza nelle informazioni viene monitorata e vengono emesse notifiche in modo che le discrepanze possano essere risolte immediatamente. Ciò mantiene un’elevata precisione dell’inventario. 6. Mancanze nella comunicazione con i fornitori Immagina che il tuo stock sia pronto a ricevere 10.000 unità di un determinato prodotto in base alla domanda di vendita già mappata dal tuo team, ma a causa di qualche rumore di comunicazione tra te e il tuo fornitore, arrivano solo 1.000 unità di quell’articolo? Questa è una situazione delicata ed è probabile che si verifichi in alcune aziende che non mantengono una comunicazione integrata con i propri partner. E quel che è peggio: non solo può danneggiare la precisione, ma anche il flusso delle operazioni e il servizio clienti. Richiedere informazioni e inviare alert sugli articoli e sulle quantità previste in arrivo consente di prevedere e preparare meglio lo scarico e l’allocazione dei prodotti in magazzino, oltre a garantire che le registrazioni vengano effettuate correttamente, senza discrepanze nei dati. 7. Stock senza visibilità in tempo reale 8. Bassa frequenza di inventario Alcune aziende preferiscono effettuare un unico inventario all’anno, il che può essere un grosso errore. Gli articoli immagazzinati in modo errato o anche piccole imprecisioni nelle informazioni sulla quantità possono portare a gravi perdite in caso di ritardo nell’identificazione. Ci sono situazioni in cui le aziende hanno subito perdite irreparabili perché hanno rinunciato a effettuare inventari ciclici e, quando hanno scoperto errori che in precedenza avrebbero potuto essere evitati, era già troppo tardi. Al contrario, l’esecuzione dell’inventario ciclico ha fornito ottimi risultati per i magazzini che avevano segnalato oggetti come smarriti e hanno finito per ritrovarli in un nuovo conteggio, ovvero una perdita è stata convertita in un guadagno. Distinguiti sul mercato con WMS La tua azienda può distinguersi sul mercato, ottenendo tassi record di precisione dell’inventario, superiori al 99%. Ciò è possibile quando si investe in una buona tecnologia. Con Deagor WMS hai al tuo fianco un sistema integrato che dispone di una serie di modelli di inventario essenziali per le ispezioni di routine e il monitoraggio dei movimenti di magazzino. Con esso garantisci registrazioni, dati e informazioni dalla ricezione, al prelievo degli ordini fino alla spedizione, con dettagli e monitoraggio in tempo reale di tutte le fasi del flusso di lavoro del centro di distribuzione. Conta su Deagor nel tuo viaggio d’affari. Abbiamo riunito un portafoglio di clienti che hanno fatto un passo avanti verso la Logistica 4.0 e che oggi utilizzano il WMS per mantenere la tracciabilità dei loro prodotti e l’organizzazione delle scorte, nonché per implementare politiche di inventario efficienti e aumentare i tassi di accuratezza delle scorte. Contattaci e conta su un team specializzato per potenziare il tuo business. 8 ragioni per una scarsa precisione dell’inventario Deagor WMS per ecommerce può aiutarti!