25 Settembre 2021 Comprendi i motivi che potrebbero minare i buoni livelli di precisione del tuo magazzino. Probabilmente, nel corso della tua esperienza professionale, hai già riscontrato qualche tipo di problema di inventario, sia esso relativo agli articoli in eccesso o alla loro mancanza. E in questi casi, hai visto arrivare rapidamente le conseguenze , con perdite, difficoltà logistiche e persino perdite di vendite. Questa è la realtà di molte aziende che non hanno ancora considerato che, prendersi cura della gestione dell’inventario significa prendersi cura del denaro, dopotutto, l’inventario influenza direttamente altri processi, come produzione, acquisti e vendite. È importante tenere presente che le scorte sono importanti affinché le aziende siano in grado di servire bene i propri clienti. Immaginate di perdere potere cercando urgentemente fornitori o correndo sul flusso di produzione per evadere qualsiasi ordine? Se si verificano situazioni del genere, è segno che le cose non stanno andando bene. Certamente l’azienda avrebbe molti problemi di produttività e di organizzazione e difficilmente riuscirebbe a mantenere la qualità del servizio. Smettila di cercare i colpevoli e capisci perché Per quanto ovvio possa sembrare che i prodotti non debbano essere carenti o eccessivi, molte persone si perdono ancora in questi problemi, non perché non li capiscano, ma perché falliscono nella gestione dell’inventario. E quando si commettono errori, la tendenza è sempre quella di trovare i colpevoli, invece di analizzare le cause. È capire le ragioni per cui il responsabile della logistica sarà in grado di correggere i colli di bottiglia e migliorare il loro livello di precisione. In generale, le cause dei problemi di inventario sono legate ai dieci fattori elencati di seguito. Comprendere ciascuno di essi è fondamentale per definire gli aggiustamenti che devono essere fatti e scegliere le giuste tecnologie che possono aiutarti a migliorare i processi. Le informazioni prevengono i guasti prima che si verifichino Prima di parlare direttamente delle cause, è importante ricordare che è necessario avere il controllo delle informazioni sull’inventario in tempo reale, in modo da avere l’opportunità di apportare modifiche prima che si verifichino errori. Pertanto, è sempre necessario tenere traccia di due indici: Articoli divergenti = quanta differenza c’era tra inventario fisico e inventario nel sistema Percentuale di accuratezza = inventario fisico in valore o parti diviso per l’inventario totale nel sistema informatico x 100 Questi due valori mostrano cosa c’è che non va e come è il tasso di precisione del tuo inventario. Idealmente, quest’ultimo dovrebbe essere il più vicino possibile al 100%. Motivi principali dei problemi di inventario Scopri le dieci possibili cause dei bassi livelli di precisione dell’inventario: 1. Errori di informazione Poiché abbiamo appena discusso dell’importanza di tenere traccia di tutti gli indicatori, abbiamo posizionato la divergenza delle informazioni come la prima causa di un problema di inventario e che deve essere valutata. Si possono porre alcune domande: – C’è la verifica della quantità di prodotti che è in fattura e la quantità che entra nel tuo magazzino? – Tutti i dettagli del prodotto (come lotto, data di scadenza, peso, quantità per scatola) sono registrati? – Hai un sistema che ti permette di registrare la quantità di prodotti che entra, l’indirizzo in cui sono immagazzinati e la quantità che esce con ogni ordine? – Le informazioni elaborate ad ogni input o output di un prodotto sono disponibili per essere verificate in qualsiasi momento? – Quali informazioni hai per il rifornimento? Corrispondono alla realtà esatta del tuo inventario? Se qualsiasi informazione sul prodotto, la sua disponibilità nell’inventario o la quantità spedita non è corretta, gli errori nell’accuratezza del tuo inventario saranno inevitabili. Devi registrare correttamente le informazioni e avere accesso ad esse in modo da poter tenere traccia di tutti i movimenti nel tuo inventario. 2. Mancanza di inventari periodici Molte aziende scelgono di effettuare un solo inventario all’anno, il che potrebbe essere un grosso problema. Eseguendo inventari periodici, è molto più facile controllare la giusta quantità di articoli stoccati e, cosa più importante: è possibile individuare piccole divergenze, evitando che si ingrandiscano e causino grandi danni. Ci sono casi di aziende che hanno perso milioni perché non hanno effettuato scorte cicliche e quando hanno scoperto il problema delle scorte era troppo tardi. D’altra parte, il passaggio dall’inventario generale a quello ciclico ha già portato buone notizie ai magazzini che avevano contrassegnato gli articoli come smarriti e hanno finito per ritrovarli durante un nuovo conteggio, ovvero una perdita convertita in guadagno. Da qui l’importanza di fare l’inventario periodicamente. 3. Errori di sicurezza Sai chi entra ed esce dal tuo magazzino? E i ruoli che ognuno sta interpretando in quel preciso momento? La sicurezza è fondamentale per evitare perdite dovute a furto o danni ai prodotti. In questo caso la tecnologia aiuta molto, perché attraverso le telecamere di sicurezza e un sistema che monitora il lavoro di ogni dipendente, è possibile avere un maggiore controllo di ciò che accade nel proprio magazzino. 4. Scarsa conservazione Conosci bene le particolarità di ogni prodotto? Sai quali sono le temperature di conservazione ideali, se l’articolo tollera l’umidità, la luce solare, tra gli altri dettagli? Queste informazioni sono fondamentali in modo che non vi siano perdite dovute a una scarsa memorizzazione. E devi avere uno stretto controllo su quali indirizzi sono più adatti per ogni tipo di prodotto. Inoltre, è fondamentale monitorare le date di scadenza e rispettare i parametri FIFO o FEFO. Sono strategie come queste che consentono ai tuoi prodotti di avere sempre la qualità ideale per la spedizione. In caso di danni o scadenze, il tuo inventario non sarà corretto. 5. Non registri tutti i movimenti Devi controllare cosa entra ed esce dal tuo magazzino. Qualsiasi errore nell’elaborazione di una spedizione, ad esempio, può influire direttamente sulla quantità riportata nel tuo inventario, che coinvolge anche l’area Acquisti. Pertanto, registra tutti i movimenti di ciascun prodotto e tieni sempre queste informazioni in mano per prendere decisioni. 6. Registra i prodotti senza dettagliare la loro descrizione È importante sottolineare che tutte le informazioni devono essere ben registrate, poiché la mancanza di una di esse può significare divergenze nel tuo inventario. Immagina un magazzino di abbigliamento che non ha registrato i colori di alcuni lotti di magliette che sono arrivati. Quando, ad esempio, viene ordinata una maglietta di un colore specifico, non è noto se sia disponibile per la vendita o meno. Questo può essere fatale nel controllo dell’inventario e, di conseguenza, in un buon servizio clienti. Sii il più dettagliato possibile nella registrazione del prodotto. 7. Non verificare all’ingresso È molto importante fare affidamento su una rigorosa verifica all’ingresso, verificando che la quantità inviata dai fornitori sia la stessa di quella in fattura o in DDT. Ricorda anche di controllare la tua qualità in modo che nessuna merce danneggiata entri nel tuo inventario. 8. Non avere il controllo delle informazioni che provengono dalle vendite Devi avere un’idea del margine di vendita per programmare il tuo inventario e richiedere il rifornimento quando necessario. Pertanto, cerca sempre di essere in sintonia con il team di vendita, e ancora di più: le informazioni di ogni settore devono essere interconnesse. 9. Mancanza di un sistema La tecnologia esiste per facilitare i processi, organizzarli e, soprattutto, garantirne l’accuratezza. Usalo a tuo vantaggio. WMS (Warehouse Management System) può essere un potente alleato, perché si integra con i sistemi ERP, collegando tutte le altre aree della tua azienda, automatizza diversi processi, garantendone l’efficacia, e conta su indicatori accessibili in tempo reale, consentendo una maggiore controllo di tutti i movimenti in magazzino. Con WMS, la precisione dell’inventario può raggiungere il 99%. 10. Mancanza di controllo: problema nella gestione Questo può accadere non solo per inefficienza o impreparazione, ma anche per un uso improprio delle tue competenze. Se un manager passa molto tempo a correggere problemi che potrebbero essere evitati, la sua gestione è totalmente compromessa. Quindi, ecco un consiglio: cerca modi per migliorare i processi e il lavoro di gestione sarà il più abile possibile! Ora che conosci le prime 10 cause dei principali problemi di inventario, capisci come la mancanza di controllo intralogistico può influire sulla tua attività! 10 Cause più comuni per la discrepanza di inventario Deagor WMS per ecommerce può aiutarti!