5 Settembre 2021 Scopri i punti chiave della gestione delle modifiche che fanno la differenza quando si distribuisce un nuovo sistema nel magazzino “Non è la specie più forte o la più intelligente a sopravvivere, ma quella che si adatta meglio al cambiamento”. Questa frase, è stata pronunciata quasi 200 anni fa da Charles Darwin per spiegare la teoria dell’evoluzione, sembra perfetta per descrivere l’attuale panorama imprenditoriale. Di fronte all’elevata competitività e al rapido avanzamento delle tecnologie, sopravviveranno solo coloro che sono pronti al cambiamento. Ma questo non è un compito semplice. Il cambiamento fa bene a qualsiasi azienda, però la squadra deve essere pronta alle novità. Nel caso dei magazzini, uno dei cambiamenti più significativi e necessari è l’implementazione del WMS (Warehouse Management System), software di gestione dell’intralogistica che integra i processi, dall’ingresso del prodotto, indirizzato e stoccato, alla spedizione. WMS è progettato per facilitare il lavoro in magazzino, ma per raggiungere il suo obiettivo deve essere ben implementato e questo significa un’attenta pianificazione, soprattutto contemplando la gestione del cambiamento. Sebbene ci siano diversi piani di gestione del cambiamento, ciascuno adattato alla realtà di un’azienda o di un settore, ci sono problemi che devono essere considerati ogni volta che viene implementato un nuovo sistema. Pertanto, abbiamo selezionato alcuni passaggi che devono essere contemplati in qualsiasi progetto, alcune delle tue responsabilità e altre che dovrebbero essere prese dalla società tecnologica che hai contrattato. 1. Crea un elenco di tutte le azioni che dovrebbero accadere Un piano di cambiamento avviene solo se tu e il tuo intero team comprendete appieno cosa accadrà, quindi tutte le attività relative all’implementazione di un nuovo progetto devono essere pianificate ed elencate. E questo vale non solo durante l’implementazione del WMS, ma anche nella fase di preparazione. Prima che il software venga distribuito, è essenziale sviluppare azioni precedenti, come l’integrazione con altri sistemi, la valutazione dell’infrastruttura e dei requisiti necessari, la revisione dei processi, la distribuzione delle apparecchiature, la definizione dei parametri e degli scenari di test e la definizione di KPI e report. La pianificazione dovrebbe includere anche attività di formazione concettuali e pratiche del team che gestirà il sistema nella propria routine lavorativa. Tutti dovrebbero essere molto ben informati e avere familiarità con il software, le nuove apparecchiature e le varie dashboard. Per la fase di implementazione del WMS, non dimenticare di prevedere azioni di supporto. Quando si affida a un’azienda tecnologica, assicurarsi di valutare se il servizio include il monitoraggio durante e dopo l’implementazione del sistema , inclusa l’ assistenza in loco nei primi giorni di utilizzo per la stabilizzazione. Noterai che questo supporto fa la differenza, sia per dare più sicurezza al tuo team sia per apportare modifiche in modo rapido e deciso. 2. Definisci cosa misurare e come questo influisce sull’operatività Se hai scelto di implementare WMS nella tua azienda, è perché vuoi migliorare i tuoi numeri, che si tratti di obiettivi o indicatori di performance. Ma è importante pensare anche agli obiettivi legati all’implementazione del progetto stesso, pensando a questioni come: “Quanto velocemente vuoi che i team inizino a utilizzare il nuovo sistema? Come si può valutare se le persone utilizzano correttamente il software?” La misurazione di questi indicatori mostra che stai pensando al WMS in modo olistico e che sei pronto per tutti i cambiamenti e per valutare gli impatti positivi su ciascun ruolo. Indica i tuoi obiettivi nel modo più chiaro possibile in modo da poter contare su report accurati e KPI che ti aiuteranno nel processo decisionale. 3. Sii disponibile per la tua squadra e affidati ad un azienda con supporto e guide sempre disponibili Uno dei punti più importanti è sviluppare uno strumento di feedback. Questo accade già con la distribuzione del progetto, ma è essenziale che sia ben pianificato prima, perché il tuo team avrà bisogno di te e avrai bisogno di tutto il supporto della società tecnologica contattata per sviluppare e distribuire il WMS. I tuoi dipendenti avranno diverse preoccupazioni e domande. Avranno bisogno del tuo aiuto e tu, come leader, devi essere pronto a ricevere tutti i feedback e comunicarli alle persone coinvolte. È quindi fondamentale definire come avverrà questa comunicazione, sia attraverso un sistema di feedback online, una lavagna dove ogni sezione possa prendere appunti, incontri quotidiani o anche via e-mail. L’importante è affidarsi a strumenti che permettano un dialogo costante tra te, il tuo team e l’ azienda tecnologica che ha implementato il WMS. Un’altra questione chiave è contare su un supporto agile ed efficiente da parte dell’azienda a cui ti sei rivolto. Ed è tuo diritto richiederlo. Definisci in anticipo come sarà questo supporto, chi saranno i tuoi contatti principali e quali sono le forme di notifica del problema. Infine, ecco un consiglio: mostra ai tuoi dipendenti che è facile chiedere aiuto. Se sanno di poter contare su di te, saranno più impegnati ad adattarsi ai nuovi processi e la tua gestione del cambiamento tenderà ad avere successo! Se stai già pensando di implementare WMS nel tuo magazzino, è importante fare la scelta del fornitore di tecnologia con molta attenzione. Per aiutarti in questo compito, abbiamo preparato un testo con 6 preziosi consigli per scegliere il miglior fornitore di tecnologia WMS per la tua azienda. Tre passaggi per avere successo nell’introduzione di un WMS Deagor WMS per ecommerce può aiutarti!